Word・Excel・PowerPoint・PDF などで作った今の手順書を、手順に分けずにそのままの体裁で Dive の手順書として登録できます（ファイル手順書）。フォルダでの整理・閲覧権限の設定・検索・承認と改訂・閲覧の記録といった手順書の管理機能はそのまま使えるため、いま運用しているファイルの見た目を変えずに現場へ配布したいときに使います。
登録・ファイルの差し替えは、手順書を編集できるユーザーが PC ブラウザから行います。すべてのプランでご利用いただけます。Windows の Office での直接編集と、ファイルの翻訳は Pro, Enterprise プランでご利用いただけます。
ファイル手順書とは
通常の手順書は、手順（ステップ）に動画・画像・文章を割り当てて作ります。ファイル手順書は手順を持たず、登録した1つのファイルを開いて見せる形式の手順書です。
ファイルの中身をAIで手順に分けたい場合は、ファイルから手順書を作成する（Excel／Word／PowerPoint 対応） をご利用ください。使い分けは本記事の「AIで手順に分ける作り方との使い分け」をご参照ください。
登録できるファイル
［今ある手順書を登録］の画面と、［ファイル手順書の設定］の［パソコンからアップロード］［Teams / SharePoint］［Google ドライブ］から登録できるのは、PDF・Word・Excel・PowerPoint のファイルです（Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドは、Word・Excel・PowerPoint にして取り込みます）。URL や zip などそのほかの形式は、［ファイル手順書の設定］の［素材から選ぶ］から登録します。形式によって閲覧時の見え方が変わります。
Diveの画面内でそのまま表示されます。
Word・Excel・PowerPoint
登録したときに、画面で表示するための PDF（表示用の PDF）を作り、画面内に表示します。AI処理は使いません。ダウンロードすると元のファイル（.xlsx など）が取得されます。
Excel（.xlsx・.xlsm）は、［ファイル手順書の設定］の［変換方法］で表示用の PDF の作り方を選べます。選び直すと、元のファイルからその場で作り直します。
- ［印刷設定］（はじめの設定）：元のファイルの印刷設定（印刷範囲・改ページ・拡大縮小）に従います。印刷設定が整っていれば、最も元に近い見え方になります
- ［横1ページ幅］：列が切れないよう、横幅だけを1ページに収めます（縦は複数ページになります）。横に広い表に向いています
- ［1シート1ページ］：各シートを1ページに収めます
表示用の PDF を作れなかったときは、［ファイル手順書の設定］に「表示用の PDF がありません」と表示されます。［表示用の PDF を作る］を押すと、元のファイルから作り直します。［素材から選ぶ］で AI処理をしていない Word・Excel・PowerPoint を選んだときも、同じ操作で作れます（AI処理が済んだファイルは、AI処理で作った PDF をそのまま使います）。
URL
社内ポータルなどのページを登録できます。［素材から選ぶ］の［URL］タブから選びます。相手のページが埋め込みを許可していれば画面内に表示され、許可していない場合は［別ウィンドウで開く］での表示になります。
Excel等、その他
zipなどの圧縮ファイル、CADのファイル、テキスト系のファイル（txt／csv／md など）も、［素材から選ぶ］の［Excel等、その他］タブから登録できます。
ただし動画・画像・PDF・3Dモデル（fbx）は、それぞれ専用のタブで扱う決まりのため［その他］にはアップロードできません（「このファイル種別は「その他」としてアップロードできません」と表示されます）。動画や画像を手順書にしたい場合は、通常の手順書としてお作りください。
［その他］のファイルはブラウザ上で表示できないため、閲覧時は「ダウンロード」のボタンが表示され、ダウンロードして開く形になります（txt・csvなどのテキスト系は画面内に表示される場合があります）。
ダウンロードの可否はロールごとの権限設定に従います。詳しくは 機能ごとの利用許可するユーザー権限（ダウンロード・出力・共有のロール制限） をご参照ください。
登録方法
登録のしかたは2通りあります。新しく登録する場合は「今ある手順書を登録から登録する」、作成済みの手順書をファイル手順書に切り替える場合は「基本情報タブから登録する」の手順で行います。
今ある手順書を登録から登録する
- サイドバーの [＋] → [今ある手順書を登録] を選びます
- 登録するファイル（PDF・Word・Excel・PowerPoint）を画面にドラッグするか、クリックして選びます。まとめて選ぶと、ファイルごとに下書きを作ります。Teams・SharePoint・OneDrive や Google ドライブにあるファイルは、[クラウドから取り込む] の [Teams / SharePoint] [Google ドライブ] から選びます
- 1つだけ選んだときは、できた下書きがそのまま開きます。2つ以上のときは、できた下書きの一覧から [開く] で開きます。作れなかったファイルは理由が表示され、[もう一度] でやり直せます
- タイトルはファイル名、表紙はファイルの1ページ目になっています。中身を確かめて公開します。あとから開くときは [下書き・承認リスト] から開けます
この方法で登録したファイルは [素材] の一覧には並びません。AI は使わないため、AI処理の回数も使いません。
[素材] にあるファイルを使うときは、同じ画面の [素材から選ぶ] から選び、[ファイルをどう取り込みますか?] の一番上の [ファイルそのまま] を選びます。AI処理をしていない PDF・Word・Excel・PowerPoint も選べます。
基本情報タブから登録する
- 手順書の編集画面を開きます。新しく作る場合は、作成方法の選択で [空の状態から作成] を選びます。公開済みの手順書を切り替える場合は、改訂して下書きを開きます
- [基本情報] タブを開きます
- [ファイル手順書の設定] を開き、[ファイル手順書として使う] をオンにします
- [パソコンからアップロード] [Teams / SharePoint] [Google ドライブ] [素材から選ぶ] のどれかでファイルを設定します。[素材から選ぶ] では [PDF] [URL] [Excel等、その他] のタブから選べます
- タイトル・概要・サムネイルなどを入力し、保存して公開します
[ファイル手順書として使う] をオンにすると [手順内容] タブは編集できなくなり、「この手順書は「ファイル手順書」として設定されています」と表示されます。手順を作る形式に戻したいときは、[ファイル手順書として使う] をオフにします。
登録したファイルを差し替える・外す
ファイルの差し替えは、下書きの編集画面で行います。公開済みの手順書は、改訂して下書きを作ってから差し替え、承認・公開します。
[基本情報] タブの [ファイル手順書の設定] にある [差し替え] から、[パソコンからアップロード] [Teams / SharePoint] [Google ドライブ] [素材から選ぶ] を選んで差し替えます。[パソコンからアップロード] などで上げたファイルは、下書きのファイルとして直接差し替わります（[素材] の一覧には並びません）。ファイル名の右のゴミ箱アイコンで、この下書きからファイルを外せます（ファイルそのものは消えません）。
[素材から選ぶ] で選んだときは、[ファイルの内容を手順書にも反映しますか?] が表示されます。チェックを入れた項目が、選んだファイルの内容に置き換わります（初めは全部にチェックが入っています）。
- サムネイル画像
- タイトル
- 概要説明
- 使用物（今の使用物に追加されます）
- 関連ファイル（元のファイルが追加されます）
ファイルから読み取れる内容が無い項目は表示されません。[反映する] で置き換え、[そのまま] を押すとファイルだけが差し替わります。
前の Rev のファイルを取り出す
差し替えても、前の Rev のファイルはそのまま残ります。手順書の編集画面の公開情報にある [改訂履歴を見る] を開くと、各 Rev の行の [この Rev のファイルをダウンロード] から、その Rev の元のファイルを取り出せます（ファイル名は「Rev番号_元のファイル名」になります）。
表示されるのは、ファイル手順書のダウンロードを許可されている方です。手順書を編集できない方には、公開済みの Rev だけが表示されます。
Windows の Office で直接編集する
Windows のパソコンでは、[ファイル手順書の設定] の [デスクトップで編集] から、Word・Excel・PowerPoint のファイルを Office で開いて編集し、保存（Ctrl+S）でそのまま下書きに保存できます（Pro, Enterprise プラン）。
現場での見え方
フォルダや検索から手順書を開くと、登録したファイルが全画面で表示されます。画面上部には次の操作があります。
- 翻訳：言語を選ぶと、ファイルを機械翻訳したものを表示します（Pro, Enterprise プラン）
- 添付ファイル：この手順書に紐づけた関連ファイルの一覧を開きます（関連ファイルがあるときだけ表示されます）
- ダウンロード／別ウィンドウで開く：ファイルを取得します。Excel・Word・PowerPoint を PDF に変換して表示している場合は、元のファイル（.xlsx など）が取得されます（オフラインのときは表示中のPDFになります）。訳を見ているときは、訳したファイルが取得されます。URLを登録した場合は別ウィンドウで開きます
- 完了報告：作業が終わったことを、コメントを添えて記録します
開いた記録は通常の手順書と同じように残るため、誰がいつ開いたかを確認できます。開いた手順書は、ホームとサイドバーの [閲覧履歴] にも表示されます。スマートグラスやモバイルからも閲覧できます（スマートグラスでは添付ファイルとダウンロードのボタンは表示されません）。
一度開いたファイル手順書は端末に残り、オフラインでも開けます（端末に閲覧データを残さない設定のチームと、50MB を超える PDF は除きます）。開いたことのないファイル手順書をオフラインで使うときは、事前読込をしておいてください。
フォルダ・検索での見分け方
ファイル手順書には、フォルダの一覧で「ファイル」の札が付き、元のファイルの種類（Word・Excel・PowerPoint・PDF など）のアイコンが表示されます。フォルダの一覧の絞り込みと、検索画面の [特徴] に [ファイル手順書] があり、ファイル手順書だけを抜き出して一覧できます。
ファイルの中の文章も検索の対象です。本文で当たると当たったページが表示され、押すとそのページで開きます。文字の入っていないスキャンの PDF は、本文では探せません（手順書名などでは探せます）。詳しくは 全文検索機能 をご参照ください。
通常の手順書と使える機能の違い
手順を持たないため、次の機能は利用できません。
- 手順書の出力（PDF・Excel・Word・PowerPoint・MP4）
- 手順ごとの設問・チェック
- 字幕・読み上げ（翻訳は、ファイルを機械翻訳する形でご利用いただけます。Pro, Enterprise プラン）
- 手順書内の検索、手順単位のジャンプURL
次の機能は通常の手順書と同じように使えます。
- フォルダによる整理とアクセス制限
- 承認フローと改訂
- 共有URL・ゲスト招待による社外への共有
- 閲覧の記録と完了報告
- 関連ファイルの添付
- 検索（ファイルの本文を含む）
AIで手順に分ける作り方との使い分け
- 今のファイルを、体裁を変えずにそのまま配布・管理したい → ファイル手順書として登録
- ファイルの内容を手順に分け、あとから動画や設問を足していきたい → ファイルから手順書を作成する
- 今のファイルを手元に残したまま、その中からDiveの手順に飛ばしたい → 既存のExcel・Word・PowerPoint・PDFに手順へのリンク自動追加
よくある質問
Q. Excelファイルを登録しましたが、画面に表示されずダウンロードになります。
A. 表示用の PDF が無いときは、ブラウザ上で表示できないためダウンロードでの提供になります。[基本情報] タブの [ファイル手順書の設定] に「表示用の PDF がありません」と表示されているときは、[表示用の PDF を作る] を押してください。作れないときは理由が表示されます。
Q. あとから通常の手順書に作り替えられますか。
A. [ファイル手順書の設定] の [ファイル手順書として使う] をオフにすれば、[手順内容] タブが編集できるようになります。ただし手順の中身は自動では作られないため、手順はご自身で作成いただくか、ファイルから手順書を作成する で作り直してください。
Q. 登録したファイルを新しい版に入れ替えられますか。
A. 改訂して、[基本情報] タブの [ファイル手順書の設定] の [差し替え] から差し替えます。手順書のURLは変わりません。前の Rev のファイルは残り、[改訂履歴を見る] から取り出せます。
Q. zipファイルは登録できますか。
A. 登録できます。[ファイル手順書の設定] の [素材から選ぶ] で、[Excel等、その他] タブからアップロードしてください。閲覧時は画面内には表示されず、ダウンロードして開く形になります。なお ファイルから手順書を作成する ではzipは対象外です。
Q. 社内ポータルのページを登録できますか。
A. [ファイル手順書の設定] の [素材から選ぶ] で、[URL] タブから登録できます。ページ側の設定によっては画面内に埋め込めない場合があり、そのときは [別ウィンドウで開く] での表示になります。