Tính năng này tự động tìm kiếm tệp được liên kết dưới dạng "Tệp liên quan" với SOP của bạn để tìm văn bản khớp với tên bước, sau đó tự động chèn các liên kết mở trực tiếp các bước đó. Bạn không cần phải chỉ định thủ công dòng hoặc ô nào để dán vào. Văn bản ban đầu và bố cục của bạn vẫn không thay đổi, vì vậy bạn có thể sử dụng tệp ở định dạng hiện tại.

Nếu bạn làm điều này theo cách thủ công, bạn sẽ cần tìm từng mục trong tài liệu một cách riêng lẻ, tìm kiếm URL cho mỗi bước và dán nó. Đối với bảng kiểm tra có hàng chục mục, điều này không thực tế. Tính năng này thực hiện khớp và chèn trong một bước, cho phép bạn xem lại danh sách "bước nào ánh xạ đến vị trí nào trong tệp" trước khi các liên kết được thêm.

Không giống như xuất PDF, Excel hoặc PowerPoint, tạo tệp mới từ nội dung Dive, tính năng này chỉ thêm liên kết vào tệp hiện có của bạn và trả về nó. Sử dụng tính năng này khi bạn muốn kết nối bảng kiểm tra hoặc tiêu chuẩn thao tác được sử dụng hàng ngày tại địa điểm của bạn với video SOP mà không cần tạo lại tài liệu.

Xuất được cung cấp trên các gói Enterprise và Pro. Nó được thực hiện từ trình duyệt PC bởi người có quyền chỉnh sửa SOP. Bạn cũng cần quyền người dùng cho phép tải xuống tệp đính kèm.

Tệp đủ điều kiện

Các tệp đủ điều kiện là những tệp được liên kết trong bảng "Tệp liên quan" ở thẻ [Thông tin cơ bản] của màn hình chỉnh sửa SOP và đáp ứng các điều kiện sau. Nút [Thêm liên kết Dive] chỉ xuất hiện trên dòng cho các tệp đáp ứng các điều kiện này.

Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm) hoặc PDF (.pdf)
Các định dạng cũ (.doc / .xls / .ppt) không đủ điều kiện. Mặc dù chúng có thể được đọc dưới dạng tài liệu tham khảo để phân tích AI, nhưng chèn liên kết không được hỗ trợ vì tính năng này trả về tệp ban đầu không thay đổi. Vui lòng lưu tệp của bạn ở định dạng mới
Tệp phải được tải lên Dive (các tệp bên ngoài được đăng ký dưới dạng URL không đủ điều kiện)
Đối với PDF, tệp phải không được bảo vệ bằng mật khẩu. PDF không yêu cầu mật khẩu để mở nhưng hạn chế in ấn, chỉnh sửa hoặc sao chép cũng không đủ điều kiện (phải chèn liên kết, điều này yêu cầu sửa đổi tệp). Vui lòng cung cấp tệp có bảo vệ bị loại bỏ

Không chỉ SOP được sử dụng để phân tích AI mà còn bảng kiểm tra và bảng kiểm tra được liên kết sau đó cũng đủ điều kiện. Cài đặt "Vai trò" của tệp không vấn đề.

Thêm liên kết

Mở thẻ [Thông tin cơ bản] trong màn hình chỉnh sửa SOP và mở bảng "Tệp liên quan"
Nhấp vào [Thêm liên kết Dive] trên dòng cho tệp bạn muốn chỉnh sửa
Hệ thống tự động khớp văn bản trong tệp với tên bước, và màn hình xác nhận xuất hiện
Nếu có bất kỳ bước nào bạn không muốn thêm liên kết, hãy bỏ chọn hộp ở bên trái
Nhấp vào [Tải xuống kèm liên kết] hoặc [Lưu vào Dive]. Đối với các tệp được nhập từ đám mây, các nút để thêm vào tệp ban đầu ([Thêm vào tệp Microsoft 365] / [Thêm vào tệp trên Google Drive]) xuất hiện thay cho [Lưu vào Dive]

Cách đọc màn hình xác nhận

Kết quả khớp được chia thành ba loại dựa trên loại khớp.

Khớp hoàn toàn — tên bước giống hệt với văn bản trong tệp (so sánh bỏ qua sự khác biệt về ký tự toàn chiều/nửa chiều, khoảng trắng và số hoặc ký hiệu ở đầu dòng)
Khớp một phần — văn bản trong tệp chứa tên bước như vậy
Ước tính — văn bản không khớp hoàn toàn. Điều này xuất hiện khi văn bản bị suy giảm, chẳng hạn như trong tài liệu được quét. Mức độ khớp được hiển thị dưới dạng phần trăm

[Vị trí để dán] và [Chữ tại vị trí đó] hiển thị vị trí chính xác nơi liên kết sẽ được thêm và văn bản được viết ở đó. Nếu đây không phải là vị trí dự định, hãy bỏ chọn nó. Liên kết sẽ không được thêm vào các bước không được chọn.

Đối với PDF, hình ảnh của các trang được hiển thị ở bên phải. Nhấp vào một dòng trong bảng để nhảy đến vị trí đó, và một khung sẽ nhấp nháy. Các khung màu cam chỉ ra các kết quả khớp [Ước tính]. Bạn có thể kéo đường biên giữa bảng và hình ảnh trang để thay đổi chiều rộng.

Các bước không thể thêm liên kết được hiển thị cùng nhau ở trên cùng của màn hình.

Các bước không tìm thấy trong tệp
Các bước không đủ điều kiện — các bước có tên chứa ít hơn 3 ký tự hoặc các bước có tên trùng lặp

Sự khác biệt giữa tải xuống và thay thế

Tải xuống

Tệp có liên kết được chèn được tải xuống ngay lập tức. Tên tệp là "tên_tệp_ban_đầu_kèm_liên_kết.phần_mở_rộng". Sử dụng tính năng này khi phân phối tệp bên ngoài Dive.

Lưu vào Dive (thay thế tệp liên quan)

Tệp có liên kết được chèn được lưu vào Dive và thay thế tệp liên quan. Tệp có thể truy cập từ SOP luôn là phiên bản mới nhất với liên kết.

Sau khi thay thế, tệp ban đầu trước khi thêm liên kết sẽ được giữ lại. Lần tiếp theo bạn nhấp vào [Thêm liên kết Dive], nó sẽ luôn được tạo từ bản gốc, vì vậy liên kết sẽ không bao giờ được thêm hai lần.

Thêm vào tệp đám mây ban đầu

Đối với các tệp được nhập từ đám mây như Microsoft 365 hoặc Google Drive, các nút để thêm vào nguồn ([Thêm vào tệp Microsoft 365] / [Thêm vào tệp trên Google Drive]) xuất hiện thay cho [Lưu vào Dive]. Nội dung có liên kết chèn được viết lại đến tệp ban đầu ở vị trí đó. Mà không cần phải tải xuống và phân phối lại, bất kỳ ai mở bảng kiểm tra ở vị trí ban đầu sẽ có thể nhảy trực tiếp đến SOP.

Đối với bất kỳ nguồn đám mây nào, nếu tệp ban đầu đã thay đổi kể từ khi Dive lần cuối cùng nhìn thấy nó, việc viết lại sẽ không xảy ra (để tránh ghi đè chỉnh sửa của những người khác). Để biết cách nhập và kết nối tệp, hãy xem Nhập tệp đám mây (Microsoft 365 và Google Drive). Bạn có thể thiết lập kết nối từ menu người dùng ở góc trên cùng bên phải của màn hình → "Tích hợp dịch vụ bên ngoài".

Các ghi chú cụ thể cho mỗi nguồn đám mây như sau.

Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive)

Lần đầu tiên bạn chạy tính năng này, một màn hình xuất hiện yêu cầu cấp quyền để ghi vào Microsoft 365. Sau khi bạn đồng ý, nó sẽ không xuất hiện nữa. Nếu quản trị viên của bạn yêu cầu phê duyệt, vui lòng liên hệ với bộ phận CNTT của bạn.

Nếu tệp ban đầu được mở trong Excel, Word, PowerPoint hoặc SharePoint, việc viết lại sẽ không xảy ra. Đóng nó và đợi một lát, sau đó thử lại. Nếu tệp được kiểm tra, bạn phải kiểm tra trước tiên.

Google Drive

Đối với các tệp được nhập từ Google Docs, Sheets hoặc Slides, liên kết được thêm trực tiếp vào Google Docs, Sheets hoặc Slides gốc. Tệp không được chuyển đổi thành định dạng Office và tải lên lại, vì vậy nhận xét, đề xuất và định dạng vẫn còn nguyên vẹn. Trong trường hợp này, nút duy nhất trên màn hình xác nhận là [Thêm vào tệp trên Google Drive]. Nếu bạn muốn lưu phiên bản có liên kết vào máy tính của bạn, hãy xuất từ "Tải xuống" của Google Drive.

Liên kết sẽ không được thêm trong các trường hợp sau:

Các đoạn văn hoặc ô chứa liên kết của riêng bạn được dán vào, đề xuất thay đổi, chip thông minh hoặc hình ảnh
Ô có công thức, ô có định dạng khác nhau một phần, trang tính ẩn
Nếu tệp ban đầu đã thay đổi kể từ khi bạn nhìn thấy nó trên màn hình xác nhận (bắt đầu lại từ bước xác nhận)

Liên kết chỉ có thể được thêm khi bạn được kết nối bằng Tài khoản Google được sử dụng để chọn tệp trong màn hình thêm tài liệu. Nếu ai khác thực hiện thao tác hoặc bạn kết nối lại bằng Tài khoản Google khác, "Vui lòng cấp quyền truy cập tệp này" sẽ được hiển thị. Chọn tệp từ [Chọn tệp và cấp quyền], và bạn có thể tiếp tục. Bạn cũng cần quyền chỉnh sửa tệp trong Google Drive.

Liên kết được chèn

Các liên kết được nhúng là URL của Dive mở bước trực tiếp. Khi nhấp, màn hình phát lại của Dive bắt đầu từ bước đó.

URL chính nó không có quyền xem. Liệu nó có thể được mở hay không phụ thuộc vào việc bạn đăng nhập vào Dive và quyền truy cập của bạn vào thư mục. Nếu ai đó chưa đăng nhập hoặc không có quyền xem thư mục đó nhấp vào nó, SOP sẽ không được hiển thị. Không thể nhúng URL Chia sẻ bên ngoài.

Để biết cách chia sẻ SOP với những người bên ngoài tổ chức của bạn, hãy xem Chia sẻ SOP bên ngoài: hướng dẫn sử dụng (URL Chia sẻ bên ngoài / lời mời khách).

Những gì thay đổi và những gì vẫn giữ nguyên trong tệp ban đầu

Văn bản có liên kết được hiển thị bằng màu xanh lam với gạch chân để người nhận có thể thấy nó có thể nhấp được (ngoại trừ trong PDF). Nội dung văn bản, bố cục và định dạng vẫn không thay đổi.

Excel — siêu liên kết được đặt trong các ô có liên quan, và văn bản được hiển thị bằng màu xanh lam với gạch chân. Đường viền, tô màu, căn chỉnh và định dạng số kế thừa định dạng ban đầu. Giá trị ô, công thức, kích thước hàng và cột, hình dạng và hộp kiểm không được sửa đổi
Word — văn bản trong đoạn có liên quan trở thành liên kết và kiểu ký tự "Liên kết siêu văn bản" tiêu chuẩn Word được áp dụng. Định dạng đoạn và bố cục không thay đổi
PowerPoint — văn bản trong đoạn có liên quan trở thành liên kết. Màu sắc và gạch chân tuân theo định dạng siêu liên kết của chủ đề. Vị trí, kích thước của hình dạng và cỡ chữ không thay đổi
PDF — các vùng liên kết được thêm vào trang. Nội dung trang không được sửa đổi, vì vậy ngoại hình vẫn giữ nguyên (liên kết không nhìn thấy được)

Khi liên kết không được thêm

Để tránh chia sẻ các liên kết bước không chính xác, chúng tôi không thêm liên kết khi không chắc chắn. Liên kết sẽ không được thêm trong các trường hợp sau:

Khi từ ngữ hoặc kết thúc khác ("Sửa chữa dụng cụ" và "Sửa chữa dụng cụ" được coi là văn bản khác nhau)
Khi tên bước có ít hơn 3 ký tự
Khi nhiều bước có cùng tên (liên kết không được thêm vào bất kỳ bước nào vì chúng tôi không thể xác định bước nào được dự định)
Khi văn bản giống nhau xuất hiện ở nhiều vị trí trong tệp, chẳng hạn như trong cả mục lục và phần thân. Liên kết được thêm chỉ khi văn bản có thể được thu hẹp thành một vị trí giữa các bước liền kề
Trong Excel, chỉ các ô chứa văn bản được xem xét. Một liên kết trên mỗi ô, một vị trí trên mỗi bước
Trong Word và PowerPoint, các đoạn văn đã có liên kết không đủ điều kiện (để tránh phá vỡ các liên kết hiện có). Các bước có tên trải dài trên nhiều đoạn không thể được thêm
Trong Word, văn bản trong hộp văn bản hoặc hình dạng cũng như các đoạn có các thay đổi được theo dõi không đủ điều kiện
Trong PDF, văn bản xoay vòng không đủ điều kiện

Nếu không tìm thấy khớp, "Không tìm thấy tên bước khớp trong tệp" sẽ được hiển thị và không có tệp nào được tạo. Thay đổi tên bước để khớp với từ ngữ trong tài liệu ban đầu làm cho việc tìm kiếm khớp dễ dàng hơn.

Khi bạn sửa đổi SOP

Các liên kết được chèn chỉ vào các số bước. Nếu bạn thay đổi tên bước hoặc sắp xếp lại các bước sau khi thêm liên kết, các liên kết trong các tệp được xuất sẽ chỉ tới các bước sai.

Khi bạn cố gắng xuất bản ở trạng thái này, một xác nhận xuất hiện với nội dung "Tệp đã xuất kèm liên kết sẽ trở nên lỗi thời". Sau khi xuất bản, chạy [Thêm liên kết Dive] lại từ [Thông tin cơ bản] → "Tệp liên quan" và xuất tệp lại.

Nếu tên bước và thứ tự không thay đổi trong bản sửa đổi, xác nhận này sẽ không xuất hiện. Liên kết trong các tệp được xuất có thể tiếp tục được sử dụng như vậy.

Về khớp tên bước

Chúng tôi đang tiếp tục cải thiện việc khớp tên bước. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn nhận thấy bất kỳ trường hợp nào mà các liên kết được đặt tốt hoặc ở các vị trí không mong muốn.

Các bài viết liên quan