Khi bạn sửa đổi và xuất bản SOP liên quan của kỹ năng, những người đã hoàn thành toàn bộ phiên bản trước nhưng chưa hoàn thành phiên bản sửa đổi sẽ nhận dấu “Chưa thực hiện sau sửa đổi”. Bạn có thể đặt hạn cho dấu này, ghi lại việc đào tạo lại và lý do không cần kiểm tra lại, và xuất bản ghi của từng SOP ra Excel.
Tính năng này chỉ dành cho khách hàng dùng gói Core, Pro hoặc Enterprise, các gói có Bản đồ kỹ năng. Xuất bản ghi ra Excel dùng được với gói Pro và Enterprise.
Dấu “Chưa thực hiện sau sửa đổi”
Khi bạn sửa đổi và xuất bản SOP liên quan của kỹ năng (SOP dùng cho đánh giá tự động kỹ năng), những người đã hoàn thành toàn bộ phiên bản trước sẽ được yêu cầu kiểm tra lại theo phiên bản sửa đổi. Những người chưa hoàn thành toàn bộ phiên bản sửa đổi sẽ thấy dấu “Chưa thực hiện sau sửa đổi” ở các vị trí sau.
- Chấm xanh ở góc trên bên phải ô của Bản đồ kỹ năng (chuyển sang màu đỏ khi quá hạn)
- Chi tiết kỹ năng trong [Đào tạo] của Trang cá nhân
- [Cần kiểm tra lại] trong danh sách học viên
- Cột “Tự làm độc lập” trong bản ghi xem SOP
Khi phiên bản sửa đổi được hoàn thành toàn bộ, dấu sẽ tự động biến mất. Cấp độ sẽ không tự động bị hạ. Về SOP liên quan và đánh giá tự động, xem Tự động cập nhật cấp độ kỹ năng theo việc hoàn thành khóa học, lấy chứng chỉ và bản ghi thực hiện SOP.
Đặt hạn
- Mở [Cài đặt chung] trong Bản đồ kỹ năng, rồi mở tab [Đánh giá tự động]
- Trong khung “Nâng theo kết quả SOP liên quan”, chọn số ngày ở mục “Hạn kiểm tra lại sau sửa đổi” (Không có hạn, hoặc 7, 14, 30, 60, 90 ngày kể từ ngày xuất bản)
- Lần đầu đặt số ngày, một xác nhận sẽ hiện ra. Kiểm tra nội dung rồi bấm [Đặt theo số ngày này]
- Hạn được tính từ ngày sau ngày xuất bản phiên bản sửa đổi. Khi quá hạn, dấu sẽ chuyển sang màu đỏ và hiện “Đã hết hạn”
- Số ngày của từng lần sửa đổi được quyết định bởi cài đặt tại thời điểm xuất bản lần sửa đổi đó. Dù có đổi số ngày sau này, hạn của các lần sửa đổi đã xuất bản không thay đổi (số ngày đã đổi sẽ áp dụng cho các lần sửa đổi xuất bản từ nay)
- Chỉ lần đầu tiên đặt số ngày, các lần sửa đổi đã xuất bản trước đó cũng được thêm hạn tính từ ngày xuất bản của từng lần. Hạn đã qua sẽ hiện “Đã hết hạn” ngay. Dù có đổi số ngày hoặc đặt “Không có hạn” sau này, các hạn này vẫn không thay đổi
- Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm mới có thể đặt
Ghi lại việc đào tạo lại và trường hợp ngoài phạm vi kiểm tra lại
Khi bạn đã truyền đạt các thay đổi qua buổi cùng đọc lại tài liệu hoặc OJT, hoặc khi không cần kiểm tra lại (ví dụ người đó không còn đảm nhận công việc này), người phụ trách đào tạo hoặc quản trị viên có thể ghi lại xử lý cho từng người. Sau khi ghi lại, dấu “Chưa thực hiện sau sửa đổi” của người đó với SOP đó sẽ biến mất khỏi mọi màn hình, và các email thông báo hạn cũng sẽ ngừng gửi.
- Bấm [Xử lý kiểm tra lại] ở một trong các vị trí sau:
- Danh sách học viên
- Cột “Tự làm độc lập” của SOP liên quan trong Chi tiết kỹ năng (mở từ ô của Bản đồ kỹ năng hoặc từ dòng kỹ năng trên Trang cá nhân)
- Cột “Tự làm độc lập” trong bản ghi xem SOP (dành cho quản lý)
- Với từng SOP, chọn [Đã xong (đào tạo lại qua buổi cùng đọc, OJT, v.v.)] hoặc [Ngoài phạm vi kiểm tra lại], và nhập bình luận nếu cần (ví dụ: đã cùng đọc các thay đổi vào ngày 10/20)
- Bấm [Ghi lại]
- Người có thể ghi lại là người phụ trách đào tạo của kỹ năng đó và quản trị viên có thể thay đổi đánh giá của người đó. Bản thân người đó không thể ghi lại phần của mình
- Bản ghi đã lưu có thể được hoàn tác bởi người đã ghi lại và quản trị viên. Khi đã hoàn tác, dấu sẽ hiện lại, và việc hoàn tác cũng được lưu trong bản ghi
- Việc ghi lại không làm thay đổi cấp độ kỹ năng
Đặt sửa đổi không cần kiểm tra lại (Không cần kiểm tra lại)
Những sửa đổi không thay đổi nội dung, như sửa lỗi chính tả, có thể đặt thành “Không cần kiểm tra lại”. Khi xuất bản phiên bản được đặt “Không cần kiểm tra lại”, sẽ không hiện dấu “Chưa thực hiện sau sửa đổi” hoặc hạn cho phiên bản đó (dấu và hạn của các lần sửa đổi trước vẫn được giữ).
Chọn khi yêu cầu phê duyệt hoặc xuất bản
Trên màn hình khi bạn yêu cầu phê duyệt phiên bản sửa đổi, hoặc xuất bản mà không qua phê duyệt, hãy chọn [Không yêu cầu kiểm tra lại cho bản sửa đổi này (sửa lỗi chính tả, v.v.)] trong mục “Kiểm tra lại sau sửa đổi”.
- Trong quy trình phê duyệt, người soạn thảo chọn lựa chọn này và người phê duyệt kiểm tra lại. Nếu sai, hãy từ chối và thông báo cho người soạn thảo
- Khi xuất bản không qua phê duyệt, chỉ lựa chọn của Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm hoặc Quản trị viên Nhóm mới được áp dụng
Đổi sau khi xuất bản
Trong thông tin xuất bản trên màn hình chỉnh sửa SOP, mở [Xem lịch sử sửa đổi], rồi bấm [Đặt thành không cần kiểm tra lại] ở cột “Kiểm tra lại” của phiên bản đó. Để bỏ, cũng làm từ cùng cột đó. Chỉ Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm hoặc Quản trị viên Nhóm có quyền chỉnh sửa SOP đó mới thao tác được.
Gửi thông báo hạn qua email
Khi bật [Gửi thông báo hạn qua email] ở tab [Đánh giá tự động], khoảng 8 giờ sáng mỗi ngày, email sẽ được gửi đến những người chưa hoàn thành phiên bản sửa đổi. Ban đầu thì tắt.
- Gửi cho chính người đó: 3 ngày trước hạn, 1 ngày trước hạn và ngày sau hạn (một lần, trong vòng 7 ngày sau khi quá hạn). Các mục của cùng một ngày được gộp thành 1 email
- Gửi cho người phụ trách đào tạo: một email vào ngày sau hạn, gộp tất cả học viên chưa hoàn thành
- Chỉ các sửa đổi có hạn mới thuộc đối tượng. Không gửi cho những người có bản ghi Đã xong hoặc Ngoài phạm vi kiểm tra lại, người đã hoàn thành toàn bộ phiên bản mới, người bị ẩn trên Bản đồ kỹ năng, người mà kỹ năng đó đã được đặt ngoài phạm vi, hoặc người không phải thành viên của nhóm
Xuất bản ghi kiểm tra lại ra Excel
Mở [Bản ghi xem] của một SOP, rồi bấm [Bản ghi kiểm tra lại] ở phía trên bảng [Nhóm & người dùng]. Nút này hiện với các SOP có phiên bản sửa đổi (chỉ dành cho quản lý; gói Pro và Enterprise).
- Trang tính “Bản ghi kiểm tra lại”: Với từng người đã hoàn thành toàn bộ phiên bản trước, liệt kê các trạng thái Chưa thực hiện, Đã hết hạn, Đã xong (đã thực hiện phiên bản mới, hoặc xử lý do người khác ghi lại) và Ngoài phạm vi kiểm tra lại
- Trang tính “Bản ghi xử lý”: Liệt kê toàn bộ các bản ghi xử lý đã lưu cho SOP này qua các phiên bản (bao gồm cả bản ghi đã hoàn tác)
Chỉ xuất được phần của những người nằm trong phạm vi bạn được xem bản ghi xem. Việc xuất tuân theo cài đặt quyền “Xuất Bản ghi xem và bảng kiểm tra” của team.
Câu hỏi thường gặp
Q. Khi quá hạn, cấp độ kỹ năng có bị giảm không?
A. Không. Dấu và hạn chỉ để giúp tìm những người chưa hoàn thành kiểm tra lại sau sửa đổi.
Q. Tôi đã đổi số ngày, nhưng hạn của sửa đổi trước không thay đổi.
A. Số ngày được quyết định bởi cài đặt tại thời điểm xuất bản sửa đổi. Số ngày đã đổi sẽ áp dụng cho các sửa đổi bạn xuất bản từ nay.
Q. Khách có được gắn dấu không?
A. Hiện tại khách không thuộc đối tượng kiểm tra lại sau sửa đổi. Với khách, không hiện các mục sau: dấu, xử lý, bản ghi Excel hoặc email hạn.