Nếu bạn đã đang dùng bảng quản lý kỹ năng và Bản đồ kỹ năng trên Excel, bạn có thể nhập nội dung đó vào Dive để chuyển sang.

Việc nhập gồm bốn phần và thực hiện theo đúng thứ tự sau: Người (danh sách), Mục kỹ năng, Cấp độ kỹ năng và Chứng chỉ. Cấp độ và chứng chỉ được lưu như bản ghi “của ai” và “thuộc kỹ năng nào”, nên cần đăng ký người và mục kỹ năng trước.

Để xem tổng quan về Bản đồ kỹ năng, vui lòng tham khảo Bản đồ kỹ năng là gì? / Cách đọc ký hiệu kỹ năng.

Trước khi bắt đầu

Bản đồ kỹ năng và chứng chỉ được sử dụng trong các gói Core, Pro, Enterprise
Trong Bản đồ kỹ năng, [Nhập cấp độ] áp dụng cho các gói Core, Pro, Enterprise, còn [Xuất ra Excel] áp dụng cho các gói Pro, Enterprise
Việc đăng ký hàng loạt người dùng do Chủ sở hữu hoặc Quản trị viên Nhóm thực hiện. Quản trị viên Nhóm cũng có thể thao tác mục kỹ năng và cấp độ đối với các nhóm mình phụ trách
Tất cả các thao tác này được thực hiện từ trình duyệt trên PC

Nếu bảng kỹ năng của bạn được chia thành các trang tính theo từng bộ phận, việc tạo các nhóm trên Dive theo cùng đơn vị sẽ giúp việc nhập dễ quản lý hơn.

Bước 1: Đăng ký người (danh sách)

Những người hiển thị trên Bản đồ kỹ năng là người dùng đã đăng ký trong Dive và thuộc nhóm đó. Trước tiên, hãy đăng ký danh sách của bạn như người dùng.

Mở [Quản lý người dùng] ở thanh bên, rồi nhấn [Chỉnh sửa hàng loạt] ở góc trên bên phải
Nhấn [Tải cài đặt hiện tại] để lấy tệp Excel (gồm 3 trang tính: “Danh sách người dùng”, “Phân cấp Nhóm” và “Cách dùng”)
Ở trang tính “Phân cấp Nhóm”, ghi các phòng ban và công đoạn. Các nhóm ghi ở đây sẽ được tạo mới khi nhập
Ở trang tính “Danh sách người dùng”, ghi họ tên mỗi người trên một dòng và điền vào cột Nhóm trực thuộc
Chọn tệp, kiểm tra nội dung trong Xem trước, rồi thực hiện nhập

Các cột trên trang tính “Danh sách người dùng” được đọc theo vị trí, nên hãy giữ nguyên tệp đã tải về và chỉnh sửa trực tiếp. Thứ tự cột như sau: Địa chỉ email / ID đăng nhập, Họ tên, Vai trò, Tài khoản không cần email, Mã nhân viên / ID, Email nhận thông báo, Nhóm trực thuộc 1 đến 10, Furigana, Phòng ban, Phòng ban kiêm nhiệm và Chức vụ.

Người đã nhập địa chỉ email sẽ nhận được email mời. Việc đăng ký hoàn tất khi chính người đó đặt mật khẩu
Với nhân viên tại hiện trường không có địa chỉ email, nhập “○” vào cột “Tài khoản không cần email” thì hệ thống sẽ cấp ID đăng nhập và mật khẩu ban đầu
Chế độ nhập gồm [Thêm phần chênh lệch (khuyến nghị)] và [Ghi đè (thay thế toàn bộ)]. Ghi đè sẽ vô hiệu hóa những người dùng hiện có không có trên trang tính, nên thường nên dùng Thêm phần chênh lệch
Mỗi người được đăng ký sẽ sử dụng một tài khoản theo hợp đồng. Nếu vượt quá giới hạn, lỗi sẽ được hiển thị trong Xem trước trước khi nhập

Thông tin chi tiết, vui lòng tham khảo Thêm người dùng (mời qua email và cấp tài khoản không cần email).

Bước 2: Đăng ký mục kỹ năng

Nhập phần mục của bảng kỹ năng (danh mục và tên kỹ năng) từ Excel.

Vào [Quản lý đào tạo] → [Phát triển] để mở Bản đồ kỹ năng, rồi chỉ chọn một nhóm mục tiêu
Nhấn [Chỉnh sửa bản đồ kỹ năng]
Chọn [Nhập] → [Từ Excel], rồi tải tệp lên
Kiểm tra nội dung sẽ được thêm hoặc cập nhật trong Xem trước, rồi xác nhận
Thay đổi chưa được áp dụng cho đến khi bạn nhấn [Lưu] trên màn hình chỉnh sửa định nghĩa

Các cột được đọc gồm: Danh mục, Danh mục con, Kỹ năng, Số người mục tiêu, Cấp độ mục tiêu và Mô tả. Hệ thống chấp nhận các cách viết tiêu đề khác nhau, nên những tiêu đề như “Phân loại lớn”, “Phân loại nhỏ” hoặc “Mục” cũng được đọc. Chỉ cần có hai cột Danh mục và Kỹ năng là có thể nhập.

Thứ tự cột không quan trọng. Các cột không được hỗ trợ, như số người đạt mục tiêu hoặc tên thành viên, sẽ bị bỏ qua
Dòng tiêu đề được tìm trong 5 dòng đầu, nên bảng có dòng tên bảng ở phía trên vẫn đọc được như bình thường
Dòng nào có ô Danh mục hoặc Danh mục con để trống sẽ lấy giá trị của dòng ngay phía trên. Bảng có ô gộp cũng đọc được như bình thường

Nếu chưa có định nghĩa, bạn cũng có thể tạo từ mẫu theo ngành. Vui lòng tham khảo Tạo Bản đồ kỹ năng từ mẫu theo ngành.

Bước 3: Đăng ký cấp độ kỹ năng

Sau khi đã đăng ký người và mục kỹ năng, hãy nhập cấp độ của từng thành viên. Bạn có thể tải bảng kỹ năng đang dùng (bảng có người ở hàng và kỹ năng ở cột), hoặc nhập cấp độ vào tệp xuất ra bằng [Xuất ra Excel] trên Dive rồi tải tệp đó lên.

Trên màn hình Bản đồ kỹ năng, chỉ chọn một nhóm mục tiêu, rồi chọn [Khác] → [Nhập cấp độ]
Chọn tệp Excel bảng kỹ năng (.xlsx hoặc .xlsm). Nếu sổ làm việc có trang bìa hoặc trang hướng dẫn ở đầu, hệ thống sẽ tìm trang có bảng để đọc. Để đọc trang khác, hãy chọn lại tại [Trang cần đọc]
Hệ thống hiển thị hình dạng bảng đã đọc, ví dụ “Đã đọc như bảng có người ở hàng và kỹ năng ở cột”. Các cột bị bỏ qua (như Furigana, Mã nhân viên) cũng được hiển thị
Nếu có ký hiệu như ○, △, × hoặc số nằm ngoài khoảng 1 đến 4, hãy chọn [Quy đổi giá trị] để quyết định mỗi giá trị sẽ thành cấp độ nào (hoặc [Không nhập])
Nếu cần, nhập [Ngày đánh giá và người đánh giá của bảng này (tùy chọn)]
Với [Cách xử lý cấp độ hiện có], chọn [Chỉ điền ô trống (giữ dữ liệu hiện có)] hoặc [Ghi đè cả giá trị hiện có]
Kiểm tra số lượng theo từng loại “Nhập”, “Bỏ qua”, “Thành viên không khớp”, “Kỹ năng không khớp”, “Giá trị mâu thuẫn” và “Giá trị không hợp lệ”, rồi nhấn [Nhập]

レベル取込（人が行の力量表・値の読み替え・この表の評価日と評価者）

Bảng có thể đọc được

Bảng có người ở hàng và kỹ năng ở cột: dòng tiêu đề có cột “Họ tên” hoặc “Email”, theo sau là các cột tên kỹ năng. Tiêu đề hai tầng (phía trên là công đoạn hoặc phân loại, phía dưới là tên kỹ năng) cũng được đọc. Các cột như Furigana, Mã nhân viên, No., Đơn vị, Chức vụ và Tổng cộng sẽ bị bỏ qua, và các dòng như “Tổng cộng” ở dưới bảng không được tính là người
Bảng có kỹ năng ở hàng và người ở cột: đây là trang tính “Bản đồ kỹ năng” của tệp xuất ra bằng [Xuất ra Excel] trên Dive. Nhập 1 đến 4 vào các cột thành viên rồi tải tệp lên. Để xác định người, hệ thống dùng trang tính “Thành viên” trong cùng tệp (bảng đối chiếu cột, tên hiển thị và địa chỉ email), vì vậy hãy sử dụng tệp mà không xóa trang tính hay đổi thứ tự cột
Với bảng .xls, hãy lưu lại thành .xlsx rồi mới chọn

Giá trị cấp độ và quy đổi giá trị

Các số từ 1 đến 4 (cả số dạng toàn chiều rộng cũng được chấp nhận) sẽ được nhập trực tiếp làm cấp độ. Ô trống được xử lý là “Không thay đổi”
Với các ký hiệu như ○, △, ×, hãy chọn cấp độ cho từng giá trị sau khi tải tệp. Các ô có giá trị chưa được chọn sẽ không được nhập
Nếu bảng có dù chỉ một số nằm ngoài khoảng 1 đến 4 (như 0 hoặc 5), ví dụ bảng 5 bậc, bảng đó được coi là có thang khác và bạn sẽ chọn cách quy đổi cho tất cả giá trị, kể cả các số (để “4” của thang 5 bậc không bị nhập thành Lv4 một cách máy móc). Hãy chọn dựa trên tiêu chí của từng cấp độ trong Bản đồ kỹ năng

Đối chiếu người và kỹ năng

Người được đối chiếu theo họ tên hoặc email, còn kỹ năng được đối chiếu theo tên kỹ năng ở tiêu đề. Khác biệt về chữ toàn chiều rộng/nửa chiều rộng và khoảng trắng sẽ được chuẩn hóa khi đọc. Hãy viết họ tên và tên kỹ năng giống với tên hiển thị và tên kỹ năng trên Dive
Dòng có địa chỉ email trong bảng sẽ được đối chiếu theo email. Dòng có email không có trong danh sách thành viên sẽ không được đối chiếu theo họ tên
Nếu có người trùng họ tên, hoặc hai dòng trở lên trong bảng cùng khớp với một người, các dòng đó sẽ không được nhập để tránh ghi nhầm sang người khác. Có cột email thì việc đối chiếu sẽ chắc chắn hơn
Nếu có nhiều kỹ năng cùng tên, hệ thống chọn kỹ năng có dòng tiêu đề phía trên (công đoạn hoặc phân loại) khớp với tên Danh mục hoặc Danh mục con
Nếu hai ô trở lên trong bảng cho cùng một kỹ năng của cùng một người nhưng khác giá trị, các giá trị đó sẽ không được nhập và sẽ hiển thị ở “Giá trị mâu thuẫn”
Người đã bị vô hiệu hóa, người đang bị ẩn trên Bản đồ kỹ năng và khách không thuộc đối tượng

Giữ lại ngày đánh giá và người đánh giá

Nếu nhập [Ngày đánh giá và người đánh giá của bảng này (tùy chọn)], thông tin này sẽ được lưu làm ngày đánh giá và người đánh giá của cấp độ được nhập, đồng thời xuất hiện với ngày và tên đó trong trang tính “Chi tiết đánh giá” của tệp Excel xuất ra (gói Pro, Enterprise). Nếu để trống, hệ thống sẽ ghi nhận ngày nhập và người thực hiện nhập.

Cấp độ đã nhập được ghi vào lịch sử đánh giá như cấp độ chính thức. Vì đánh giá tự động không coi đây là “cấp độ do người quyết định”, nên sau này cấp độ có thể tự động tăng khi đáp ứng điều kiện dựa trên thành tích SOP, khóa học và chứng chỉ. Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo Thiết lập cấp độ kỹ năng của thành viên.

Bước 4: Đăng ký chứng chỉ

Bạn có thể nhập nguyên sổ chứng chỉ hiện có để ghi nhận người nào đang có chứng chỉ nào.

Mở [Quản lý đào tạo] → [Chứng chỉ], rồi nhấn [Nhập hàng loạt] ở góc trên bên phải
Tải [Mẫu] về, hoặc kéo thả trực tiếp tệp Excel hoặc CSV của bạn vào
Trong Xem trước theo từng dòng, kiểm tra các dòng không tìm thấy người liên quan và các dòng không đọc được ngày nhận
Xác nhận bằng [Nhập ◯ dòng]

Người được đối chiếu qua cột “Họ tên” hoặc “Email”, còn chứng chỉ được đối chiếu qua cột “Tên chứng chỉ”. Nếu có cột email thì ưu tiên email
Các cột bắt buộc là Tên chứng chỉ, Ngày nhận, và họ tên hoặc email. Ngày hết hạn, lần đào tạo lại tiếp theo, số chứng nhận, cơ quan cấp và ghi chú là không bắt buộc. Ngay cả khi ngày hết hạn để trống, hệ thống vẫn tự tính từ thời hạn hiệu lực trong danh mục chứng chỉ
Các dòng của người trùng họ tên sẽ không được nhập. Hãy chỉ định bằng cột email
Nếu chứng chỉ trong sổ chưa được đăng ký, bạn có thể chọn “Tạo mới chứng chỉ chưa đăng ký vào danh mục”

Để xem tổng quan về tính năng chứng chỉ, vui lòng tham khảo Quản lý thời hạn chứng chỉ (giấy phép, chứng nhận nội bộ, khám sức khỏe).

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần đăng ký tất cả mọi người trong danh sách không?

Mỗi người được đăng ký sẽ sử dụng một tài khoản, nên bạn cũng có thể bắt đầu bằng cách chỉ đăng ký những người thuộc đối tượng đánh giá. Nếu không muốn người đã đăng ký hiển thị trên Bản đồ kỹ năng, bạn có thể ẩn họ tại [Sắp xếp / Hiển thị] → [Hiển thị thành viên], nằm ở góc trên bên phải của bảng Bản đồ kỹ năng (cuối hàng tiêu đề nơi tên thành viên xếp hàng). Những người đã bị ẩn cũng không được tính vào phần tổng hợp (số người đạt mục tiêu, số người làm cơ sở và chênh lệch).

Tôi có thể chuyển cả cột Furigana và Chức vụ không?

Có thể. Trong tệp Excel danh sách ở Bước 1, hãy nhập vào cột Q “Furigana” và cột T “Chức vụ” của trang tính “Danh sách người dùng”, rồi nhập. (Phòng ban nằm ở cột R.) Chức vụ được sắp theo thứ tự liệt kê trong trang tính “Chức vụ”, từ trên xuống, nên chức vụ cấp cao hơn đứng trước. Trên Bản đồ kỹ năng, tiêu đề thành viên sẽ hiển thị chức vụ, và bạn có thể sắp xếp, lọc theo phòng ban và chức vụ. Thông tin chi tiết, vui lòng tham khảo Đăng ký phòng ban và chức vụ (phòng ban, chức vụ, furigana và các mục nhân sự trong danh sách). Khi nhập cấp độ, cột Furigana và Chức vụ sẽ bị bỏ qua.

Tôi có thể nhập ○, △, × nguyên như vậy không?

Có thể. Sau khi tải tệp, hãy chọn tại [Quy đổi giá trị] mỗi ký hiệu sẽ thành cấp độ nào (hoặc không nhập).

Có thể chia lại nhóm sau khi nhập không?

Bạn có thể thay đổi nhóm bất cứ lúc nào, kể cả sau khi nhập. Quyền truy cập của Bản đồ kỹ năng và thư mục phụ thuộc vào nhóm mà chúng tham chiếu, nên khi tổ chức thay đổi, vui lòng kiểm tra thêm Các điểm chính khi phản ánh thay đổi tổ chức lên Dive.

Liên quan