Saat menggunakan Dive di berbagai perusahaan, pabrik, atau departemen, artikel ini mencakup desain izin yang dilakukan administrator (Pemilik / Admin Tim) dan tugas rutin yang diperlukan untuk mempertahankan operasi.

Untuk memutuskan apakah akan menggabungkan atau memisahkan kontrak (tim), lihat Keuntungan dan kerugian menggabungkan berbagai perusahaan atau organisasi menjadi satu tim (unit kontrak). Untuk pengaturan awal saat digabungkan menjadi satu tim, lihat Pengaturan awal dan catatan untuk operasi multi-departemen.

Prasyarat: Hubungan Antara Tim, Grup, dan Folder

Operasi multi-organisasi ditentukan oleh kombinasi tiga tingkat unit:

Tim: Unit kontrak. Mewakili seluruh perusahaan dan hanya ada sekali di dalam Dive. Jika timnya berbeda, SOP, pengguna, izin, rencana, pengaturan keamanan, dan laporan penggunaan semuanya independen.
Grup: Satuan dalam tim yang mewakili departemen, bagian, atau proyek. Anda dapat membuat hierarki (misalnya: Departemen Produksi → Bagian Produksi 2), dan satu pengguna dapat menjadi anggota dari beberapa grup. Jumlah grup dan tingkat subgrup yang dapat Anda buat tergantung pada paket Anda (lihat bagian selanjutnya).
Folder: Tempat penyimpanan SOP. Anda menentukan grup mana yang memiliki akses ke setiap folder. Anggota grup yang ditentukan dan subgrup mereka dapat mengaksesnya. Anda juga dapat menentukan "Grup yang juga dapat mengedit" secara terpisah, memungkinkan Anda untuk mengatur akses di mana beberapa grup hanya dapat melihat tetapi tidak mengedit SOP. (Pemilik dan Admin Tim selalu dapat mengedit.)

Dengan kata lain, Anda menggunakan grup untuk menentukan "siapa" dan folder untuk menentukan "apa". Bahkan di seluruh berbagai lokasi atau perusahaan, Anda merancang cakupan visibilitas menggunakan dua sumbu ini.

Pembatasan berdasarkan Paket

Operasi multi-perusahaan atau multi-pabrik dipengaruhi oleh jumlah grup yang dapat Anda buat dan kedalaman mereka. Konfirmasi batasan ini sebelum memulai desain Anda.

Grup: Paket Free dan Lite tidak dapat membuat grup. Paket Core memungkinkan hingga 5 grup; paket Pro dan Enterprise memungkinkan grup tak terbatas.
Subgrup (Hierarki grup): Paket Core dan Pro memungkinkan hingga 1 tingkat (misalnya: Departemen Produksi → Bagian Produksi 2). Hierarki yang lebih dalam hanya tersedia di paket Enterprise.
Undangan tamu: Tersedia di paket Core dan lebih tinggi. Anda dapat mengundang hingga 3 kali jumlah akun, dihitung terpisah dari jumlah akun Pemilik hingga Pengguna hanya-lihat.
Alur persetujuan: Tersedia di paket Pro dan lebih tinggi.
Logon tunggal dan autentikasi dua faktor wajib untuk semua: Hanya paket Enterprise.
Pembatasan alamat IP dan kebijakan kata sandi: Tersedia di semua paket.

Batas saat ini Anda juga dapat dikonfirmasi di Fungsi Pemilik di bawah informasi kontrak.

Cara Menugaskan Izin

Saat beroperasi di berbagai perusahaan atau lokasi, keputusan pertama yang perlu Anda buat adalah "siapa yang akan menjadi Pemilik?"

Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua folder dalam tim terlepas dari pengaturan pembatasan akses. Saat menggabungkan berbagai perusahaan menjadi satu tim, seseorang dari satu perusahaan dapat melihat semua SOP dari perusahaan lain. Jika ada SOP yang tidak ingin Anda tunjukkan ke perusahaan lain, Anda perlu memisahkan tim.

Saat beroperasi dengan satu tim, akan lebih mudah untuk mengelola dengan struktur dua tingkat berikut:

Pemilik / Admin Tim: Konsolidasikan dalam satu departemen seperti jaminan kualitas atau rekayasa manufaktur. Operasi terkait pengaturan keamanan, log audit, dan kontrak memerlukan tingkat izin ini.
Admin Grup: Tempatkan di setiap lokasi atau departemen. Mereka bertanggung jawab untuk menambah pengguna di grup mereka, membuat folder, dan persetujuan.

Jaga agar mereka yang membuat SOP menjadi Pengguna pembuat dan mereka yang hanya melihat sebagai Pengguna hanya-lihat, dan cobalah untuk tidak meningkatkan jumlah orang dengan izin tingkat yang lebih tinggi. Untuk operasi yang tersedia menurut tingkat izin, lihat Izin pengguna dan jumlah akun.

Saat beroperasi di berbagai lokasi atau perusahaan, apa yang sering digunakan adalah pengaturan "Grup yang juga dapat mengedit" dalam pembatasan akses folder. Di antara grup yang telah Anda berikan akses, Anda dapat lebih lanjut mempersempit grup mana yang benar-benar dapat mengedit. Anda dapat mengatur operasi di mana Anda menampilkan SOP dari lokasi lain sebagai materi referensi tetapi hanya memungkinkan staf di lokasi tersebut untuk mengeditnya. (Pemilik dan Admin Tim selalu dapat mengedit.)

Operasi Saat Memisahkan Tim

Saat Anda memisahkan tim (kontrak) berdasarkan pabrik, departemen, atau perusahaan, setiap tim sepenuhnya independen. Harap perhatikan poin-poin berikut dalam operasi:

Apa yang dapat Anda lakukan

Memiliki akses bersama: Dengan mengundang tim lain sebagai tamu, Anda dapat terus mengakses SOP atas dasar folder. Tersedia di paket Core dan lebih tinggi. Untuk detail, lihat Apa itu undangan tamu?
Bagikan hanya satu SOP: Saat Anda Terbitkan URL untuk berbagi eksternal, Anda dapat melihat satu SOP tanpa masuk. Lihat Berbagi SOP secara eksternal: Pedoman penggunaan untuk perbedaannya.
Pengguna multi-peran dapat menggunakan keduanya: Menggunakan akun yang sama, Anda dapat menjadi anggota dari berbagai tim dan beralih di antara mereka. Ini juga berlaku ketika administrator kantor pusat melihat tim setiap perusahaan. Untuk instruksi, lihat Beralih tim (saat menjadi anggota dari berbagai tim).

Apa yang tidak dapat Anda lakukan

Anda tidak dapat mengedit SOP dari tim berbeda secara kolaboratif. Mereka yang diundang sebagai tamu hanya dapat melihat.
Anda tidak dapat memindahkan SOP atau materi video ke tim lain. Jika Anda memisahkan atau menggabungkan tim nanti, SOP yang sudah dibuat tidak dapat ditransfer, jadi putuskan unit sebelum memulai operasi.
Anda tidak dapat meninjau pengguna dan status penggunaan dari berbagai tim di satu tempat. Inventaris dan pemeriksaan laporan penggunaan harus dilakukan untuk setiap tim.

Tugas Rutin untuk Administrator

Semakin banyak pengguna yang Anda miliki, semakin penting untuk memverifikasi bahwa "pengaturan Anda sesuai dengan kondisi saat ini" daripada pengaturan itu sendiri. Kami telah mengorganisir tugas yang benar-benar dilakukan pelanggan, diurutkan berdasarkan frekuensi.

Bulanan

Tambah pengguna untuk karyawan baru atau yang dipindahkan dan ubah penugasan grup mereka. Jika ada banyak, Anda juga dapat menggunakan impor massal dari Excel.
Nonaktifkan pengguna bagi mereka yang telah pensiun atau dipindahkan. Saat dinonaktifkan, slot akun menjadi tersedia untuk orang berikutnya. Riwayat penggunaan tetap ada dan dapat dipulihkan nanti.
Tinjau URL berbagi eksternal yang telah diterbitkan dan nonaktifkan yang tidak lagi diperlukan.

Triwulanan

Referensi silang daftar pengguna dengan data sumber daya manusia untuk memastikan tidak ada yang masih muncul sebagai dipekerjakan.
Ekspor log audit ke CSV dan simpan sebagai catatan operasi internal. Masuk, penambahan pengguna, penghapusan, perubahan izin, perubahan pengaturan keamanan, dan penerbitan dan penonaktifan URL berbagi eksternal semuanya dicatat. Hanya Pemilik yang dapat mengekspor. Untuk instruksi, lihat Ekspor log audit ke CSV.
Tinjau apakah pembatasan akses folder sesuai dengan perubahan organisasi.
Dalam Laporan Pemanfaatan, periksa SOP dengan jumlah tampilan yang sangat rendah. Tentukan apakah konten sudah ketinggalan zaman atau audiens target belum diberitahu.

Tahunan

Tinjau SOP dalam urutan pembaruan terakhir paling lama dan verifikasi mereka cocok dengan pekerjaan di lapangan saat ini.
Periksa penggunaan akun dan perkirakan jumlah pengguna yang diperlukan untuk periode berikutnya. Anda dapat meningkatkan batas dengan menambahkan Opsi.
Tinjau pengaturan keamanan lagi. Daftar pengaturan tersedia di Ringkasan pengaturan keamanan (Fungsi Pemilik).

Keputusan yang Harus Dibuat Sebelum Peluncuran

Item-item ini sulit diubah setelah Anda memiliki banyak pengguna. Membuat keputusan ini sebelum menambahkan lokasi atau perusahaan akan mengurangi pekerjaan nanti.

Hierarki grup: Pertama-tama tentukan berdasarkan struktur organisasi saat ini, kemudian tambahkan grup terpisah untuk proyek lintas organisasi.
Struktur folder: Berpikir dalam tiga lapisan - "Bersama seluruh perusahaan", "Berbagi lokasi atau departemen", dan "Hanya bagian ini" - membuat pekerjaan penugasan ulang minimal selama transfer. Menyalin bagan organisasi secara langsung berarti Anda harus membuatnya ulang dengan setiap perubahan organisasi. Catatan: Jika Anda menerapkan pembatasan akses ke folder induk dan anak, hanya anggota kedua grup yang dapat mengakses. Tetapkan pembatasan hanya di tingkat tempat diperlukan.
Konvensi penamaan: Aturan sederhana seperti kode lokasi atau nama proses sudah cukup. Mengganti nama ratusan SOP nanti menjadi tugas besar.
Verifikasi pra-rilis: Alur persetujuan (paket Pro dan lebih tinggi) dapat diatur di seluruh perusahaan atau menurut grup. Setelah dikonfigurasi, persetujuan dari penyetuju yang ditunjuk diperlukan saat mengeluarkan atau merevisi SOP. Penyetuju dapat ditentukan berdasarkan kondisi seperti manajer tingkat lebih tinggi seperti yang terlihat dari pemrakarsa, manajer grup spesifik seperti jaminan kualitas atau keselamatan, atau pemegang kualifikasi spesifik. Untuk tinjauan pra-rilis komentar dari pemangku kepentingan, Anda juga dapat menggunakan Berbagi Draf.
Sumber perubahan dan penghentian: Operasi yang menunggu laporan lapangan menghasilkan pembaruan yang terlewat. Memiliki HR mengirim daftar bulanan ke administrator memastikan akurasi.
Pengaturan keamanan: Pengaturan pembatasan alamat IP, kebijakan kata sandi, dan larangan berbagi eksternal tersedia di semua paket. Logon tunggal (Microsoft Entra ID / SAML 2.0) dan autentikasi dua faktor wajib untuk semua hanya untuk paket Enterprise. Keduanya memerlukan upaya signifikan untuk diterapkan setelah pertumbuhan pengguna, jadi kami merekomendasikan pengambilan keputusan sebelum peluncuran.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Dalam satu tim, dapatkah saya memisahkan apa yang dilihat administrator menurut perusahaan?
Tidak. Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua folder dalam tim. Jika Anda ingin menutup manajemen menurut perusahaan, Anda perlu memiliki tim terpisah dengan kontrak terpisah.

Dapatkah saya memisahkan (atau menggabungkan) tim nanti?
Anda dapat menambahkan tim itu sendiri, tetapi Anda tidak dapat memindahkan SOP atau materi video yang sudah dibuat ke tim lain. Jika migrasi diperlukan, Anda perlu membuatnya ulang.

Jika saya mengundang staf dari perusahaan afiliasi, apakah itu akan menggunakan jumlah akun saya?
Jika Anda hanya perlu melihat, gunakan undangan tamu. Undangan tamu memungkinkan Anda mengundang hingga 3 kali jumlah akun, dihitung terpisah dari jumlah akun Pemilik hingga Pengguna hanya-lihat. Jika Anda memerlukan staf untuk membuat dan mengedit SOP, Anda harus menambahkan mereka sebagai pengguna biasa.

Staf lapangan kami tidak memiliki alamat email.
Anda dapat menerbitkan "Akun tanpa email" menggunakan metode ID Login.

Informasi Terkait