Artikel ini merangkum desain hak akses yang diatur oleh admin (Pemilik / Admin Tim) saat menggunakan Dive di beberapa perusahaan, pabrik, dan departemen, serta tugas rutin yang dilakukan untuk menjaga operasional tetap berjalan.

Untuk memutuskan apakah kontrak (tim) digabung menjadi satu atau dipisah, lihat Kelebihan dan kekurangan menggabungkan beberapa perusahaan atau organisasi menjadi satu tim (unit kontrak). Untuk pengaturan awal saat digabung menjadi satu tim, lihat Pengaturan awal dan catatan untuk pengoperasian di beberapa departemen.

Prasyarat: hubungan antara tim, grup, dan folder

Pengoperasian di beberapa organisasi ditentukan oleh kombinasi tiga unit berikut.

Tim: Unit kontrak. Mewakili seluruh perusahaan, dan hanya ada satu di dalam Dive. Tim yang berbeda memiliki SOP, pengguna, izin, paket, Pengaturan Keamanan, dan Laporan Pemanfaatan yang sepenuhnya terpisah.
Grup: Unit di dalam tim, seperti departemen, seksi, atau proyek. Grup dapat disusun berjenjang (misalnya: Departemen Produksi → Seksi Produksi 2), dan satu pengguna dapat tergabung dalam beberapa grup. Jumlah grup yang dapat dibuat dan jumlah tingkat subgrup bergantung pada paket Anda (lihat bagian berikutnya).
Folder: Tempat penyimpanan SOP. Untuk setiap folder, Anda menentukan grup mana yang boleh mengakses. Anggota dari grup yang ditentukan dan grup di bawahnya dapat mengakses folder tersebut. Anda juga dapat menentukan secara terpisah grup mana yang boleh mengedit di dalam folder, sehingga Anda bisa membagi akses agar sebagian orang hanya dapat melihat tetapi tidak mengedit.

Singkatnya, Anda menentukan "siapa" dengan grup, dan "apa" dengan folder. Meskipun melintasi beberapa perusahaan atau lokasi, Anda merancang cakupan tampilan berdasarkan kedua sumbu ini.

Batasan paket

Pengoperasian di beberapa perusahaan dan pabrik dipengaruhi oleh jumlah grup yang dapat dibuat dan jumlah tingkat bertingkatnya. Silakan periksa hal ini sebelum mulai merancang.

Grup: Paket Free dan Lite tidak dapat membuat grup. Paket Core hingga 5 grup, sedangkan paket Pro dan Enterprise tidak terbatas.
Subgrup (hierarki grup): Paket Core dan Pro hanya mengizinkan satu tingkat (misalnya: Departemen Produksi → Seksi Produksi 2). Hierarki yang lebih dalam hanya tersedia di paket Enterprise.
Undangan tamu: Tersedia mulai paket Core ke atas. Anda dapat mengundang hingga tiga kali jumlah akun Anda, dan tamu ini dihitung terpisah dari akun dengan peran Pemilik hingga Pengguna hanya-lihat.
Alur persetujuan: Tersedia mulai paket Pro ke atas.
Single sign-on dan wajibkan verifikasi dua langkah untuk semua pengguna: Hanya paket Enterprise.
Pembatasan alamat IP dan Kebijakan kata sandi: Tersedia di semua paket.

Anda juga dapat memeriksa batas yang tersedia di bawah kontrak Anda saat ini dari ikon [Profil] di kanan atas layar, lalu [Kontrak / penawaran / pemesanan], lalu tab [Informasi kontrak].

Cara mengatur hak akses

Saat melintasi beberapa perusahaan atau lokasi, hal pertama yang harus diputuskan adalah siapa yang akan memegang peran Pemilik.

Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua folder dalam tim, terlepas dari Pengaturan Pembatasan Akses. Jika beberapa perusahaan digabung menjadi satu tim, seseorang dari salah satu perusahaan tersebut dapat melihat semua SOP, termasuk SOP milik perusahaan lain. Jika ada SOP yang tidak ingin dilihat perusahaan lain, Anda perlu memisahkannya menjadi tim yang berbeda.

Saat beroperasi dalam satu tim, lebih mudah dikelola jika Anda memegang peran pada dua tingkat berikut.

Pemilik / Admin Tim: Pusatkan peran ini pada satu departemen, misalnya Jaminan Mutu atau Teknik Produksi. Operasi yang berkaitan dengan Pengaturan Keamanan, log audit, dan kontrak memerlukan izin ini.
Admin Grup: Tempatkan satu orang untuk setiap lokasi atau departemen. Mereka bertanggung jawab menambahkan pengguna ke grup mereka sendiri, membuat folder, dan persetujuan.

Karena pembatasan akses folder mengikuti hierarki grup ke atas (ke grup induk), hanya tergabung dalam grup tingkat atas saja tidak membuat Anda dapat membuka folder yang hanya dipublikasikan untuk grup di bawahnya. Jika ada orang yang melihat beberapa lokasi sekaligus, tambahkan mereka ke setiap subgrup satu per satu, atau aktifkan [Cakupan tampilan folder] di [Aturan kerja] pada Fungsi Pemilik (nonaktif secara default). Saat diaktifkan, orang dengan peran yang dipilih (Admin Grup ke atas, Pengguna pembuat ke atas, Pengguna hanya-lihat ke atas) juga dapat membuka folder untuk grup di bawahnya. Untuk detailnya, lihat Memungkinkan melihat folder grup di bawahnya (Cakupan tampilan folder).

Sebaliknya, jika Anda tidak ingin SOP di folder yang dipersempit oleh grup tingkat atas, seperti kantor pusat, ditampilkan kepada orang di lokasi bawahan, aktifkan [Jangan tampilkan SOP di folder yang dipersempit grup tingkat atas kepada orang di grup bawah] pada bagian yang sama. Orang di lokasi bawahan tetap dapat membuka folder tingkat atas untuk menuju folder lokasi mereka sendiri, tetapi SOP yang ditempatkan di sana tidak akan ditampilkan.

Orang yang membuat SOP ditetapkan sebagai Pengguna pembuat, dan yang hanya melihat ditetapkan sebagai Pengguna hanya-lihat, serta hindari menambah terlalu banyak orang dengan izin tingkat atas. Untuk operasi yang diizinkan pada setiap izin, lihat Izin pengguna dan jumlah akun.

Saat melintasi beberapa lokasi atau perusahaan, pengaturan yang sering digunakan adalah “Grup yang juga dapat mengedit” pada pembatasan akses folder. Dari grup yang diizinkan mengakses, ini memungkinkan Anda mempersempit grup mana yang benar-benar dapat mengedit. Misalnya, Anda dapat menampilkan SOP milik lokasi lain sebagai referensi, sambil hanya mengizinkan staf di lokasi tersebut yang dapat mengedit (Pemilik dan Admin Tim selalu dapat mengedit).

Pengoperasian saat tim dipisah

Jika Anda memisahkan tim (kontrak) untuk setiap pabrik, departemen, atau perusahaan, setiap tim sepenuhnya independen. Untuk pengoperasian, perhatikan poin-poin berikut.

Yang dapat dilakukan

Saling melihat: Dengan mengundang satu sama lain sebagai tamu ke tim lain, Anda dapat terus melihat folder per folder. Tersedia mulai paket Core ke atas. Untuk detail, lihat Apa itu undangan tamu?.
Membagikan satu SOP: Saat Anda menerbitkan URL berbagi eksternal, orang dapat melihat satu SOP tanpa login. Perbedaannya dijelaskan dalam Berbagi SOP ke pihak luar: panduan memilih yang tepat.
Bekerja di kedua tim dengan satu akun: Satu akun dapat tergabung dalam beberapa tim dan berpindah di antara tim-tim tersebut. Ini juga cara admin kantor pusat melihat tim setiap perusahaan. Langkah-langkahnya lihat Beralih tim (jika tergabung dalam beberapa tim).

Yang tidak dapat dilakukan

Anda tidak dapat mengedit SOP di tim lain secara bersama-sama. Orang yang diundang sebagai tamu hanya dapat melihat.
Anda tidak dapat memindahkan SOP atau materi video ke tim lain. Bahkan jika tim dipisah atau digabung nanti, SOP yang sudah dibuat tidak dapat dibawa, jadi tentukan unitnya sebelum mulai beroperasi.
Anda tidak dapat melihat pengguna dan penggunaan dari beberapa tim dalam satu tempat. Pemeriksaan berkala dan pengecekan Laporan Pemanfaatan harus dilakukan untuk setiap tim.

Tugas rutin yang dilakukan admin

Semakin banyak pengguna, memeriksa apakah pengaturan masih sesuai dengan kondisi saat ini menjadi lebih penting daripada pengaturannya sendiri. Di bawah ini, kami mengatur tugas-tugas yang benar-benar dilakukan oleh pelanggan yang menjalankan Dive, berdasarkan frekuensinya.

Bulanan

Tambahkan pengguna untuk karyawan baru dan mutasi, serta perbarui Grup Afiliasi mereka. Jika jumlahnya banyak, Anda juga dapat menggunakan impor massal dari Excel.
Nonaktifkan pengguna yang sudah keluar atau dimutasi. Menonaktifkan pengguna akan membebaskan ruang di Jumlah akun, yang kemudian dapat ditetapkan untuk orang berikutnya. Riwayat penggunaan tetap disimpan, dan akun dapat dipulihkan nanti.
Periksa URL berbagi eksternal yang telah Anda terbitkan, dan nonaktifkan yang sudah tidak diperlukan.

Triwulanan

Bandingkan Daftar pengguna dengan data kepegawaian, dan pastikan tidak ada orang yang sudah keluar masih tercantum dalam daftar.
Ekspor log audit ke CSV dan simpan sebagai catatan operasional internal. Log mencatat login, penambahan dan penghapusan pengguna, perubahan izin, perubahan Pengaturan Keamanan, serta penerbitan dan penonaktifan URL berbagi eksternal. Hanya Pemilik yang dapat mengekspor. Untuk langkah-langkahnya, lihat Ekspor log audit ke CSV.
Tinjau apakah pembatasan akses folder sudah mengikuti perubahan organisasi.
Gunakan Laporan Pemanfaatan untuk menemukan SOP dengan jumlah tampilan yang sangat sedikit. Tentukan apakah isinya sudah usang atau apakah orang yang dituju belum diberi tahu.

Tahunan

Tinjau SOP berdasarkan tanggal pembaruan terakhir, dari yang paling lama, dan pastikan masih sesuai dengan pekerjaan di lapangan.
Periksa penggunaan Jumlah akun dan perkirakan jumlah pengguna untuk periode fiskal berikutnya. Anda juga dapat menambah Batas jumlah akun dengan menambahkan Opsi.
Tinjau kembali Pengaturan Keamanan. Daftar item pengaturannya dirangkum dalam Gambaran umum Pengaturan Keamanan (Fungsi Pemilik).

Hal yang perlu diputuskan sebelum penerapan

Ini adalah item yang sulit diubah setelah jumlah pengguna bertambah. Jika Anda memutuskannya sebelum menambah lokasi atau perusahaan, pekerjaan selanjutnya akan lebih sedikit.

Hierarki grup: Pertama, tentukan grup berdasarkan struktur organisasi saat ini, lalu tambahkan proyek lintas organisasi sebagai grup terpisah jika diperlukan.
Struktur folder: Jika Anda berpikir dalam tiga lapisan, yaitu "Bersama seluruh perusahaan", "Bersama lokasi/departemen", dan "Hanya seksi ini", maka pemindahan grup saat mutasi akan minimal. Menyalin bagan organisasi apa adanya berarti harus membangun ulang setiap kali organisasi berubah. Selain itu, jika pembatasan akses diterapkan pada folder tingkat atas dan folder tingkat bawah, hanya orang yang tergabung di kedua grup tersebut yang dapat mengakses. Terapkan pembatasan hanya pada tingkat yang diperlukan.
Aturan penamaan: Aturan sederhana sudah cukup, seperti kode lokasi atau nama proses. Mengganti nama ratusan SOP di kemudian hari adalah pekerjaan yang berat.
Pemeriksaan sebelum publikasi: Alur persetujuan (paket Pro ke atas) dapat diatur sebagai "Bersama seluruh perusahaan" atau "Per grup". Setelah dikonfigurasi, persetujuan dari penyetuju yang ditentukan diperlukan saat SOP diterbitkan atau direvisi. Penyetuju dapat ditentukan berdasarkan kondisi seperti: admin tingkat di atas dilihat dari pengaju, admin grup tertentu seperti jaminan mutu atau manajemen keselamatan, atau pemegang kualifikasi. Jika Anda ingin menunjukkan draf kepada pihak terkait dan mendapatkan komentar sebelum publikasi, Anda juga dapat menggunakan Berbagi Draf.
Titik awal untuk mutasi dan keluar: Menunggu laporan dari lapangan akan menyebabkan ada yang terlewat. Lebih andal jika daftar kepegawaian bulanan dikirim ke admin. Di paket Enterprise, Anda dapat menyinkronkan daftar secara otomatis dari sistem SDM atau Microsoft Entra ID, dan mutasi serta keluarnya karyawan akan tercermin di Dive secara otomatis (Sinkronkan daftar dari sistem SDM secara otomatis (SCIM)).
Pengaturan Keamanan: Pembatasan alamat IP, Kebijakan kata sandi, dan pengaturan larangan berbagi eksternal tersedia di semua paket. Single sign-on (Microsoft Entra ID / SAML 2.0) dan wajib verifikasi dua langkah untuk semua pengguna hanya tersedia di paket Enterprise. Menerapkannya setelah jumlah pengguna bertambah membutuhkan usaha, jadi kami sarankan untuk memutuskannya sebelum penerapan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Dalam satu tim, bisakah saya memisahkan apa yang dapat dilihat admin per perusahaan?
Tidak bisa. Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua folder dalam tim. Jika Anda ingin pengelolaan setiap perusahaan tertutup dari yang lain, silakan berlangganan dengan tim yang terpisah.

Bisakah tim dipisah (atau digabung) nanti?
Tim dapat ditambahkan, tetapi SOP dan materi video yang sudah dibuat tidak dapat dipindahkan ke tim lain. Jika perlu migrasi, Anda harus membuatnya ulang.

Apakah staf dari perusahaan grup memakai jumlah akun saat diundang?
Jika mereka hanya perlu melihat, silakan gunakan undangan tamu. Undangan tamu dapat dilakukan hingga tiga kali jumlah akun Anda, dan dihitung terpisah dari akun dengan peran Pemilik hingga Pengguna hanya-lihat. Jika mereka juga perlu membuat atau mengedit SOP, Anda perlu menambahkannya sebagai pengguna biasa.

Ada staf lapangan yang tidak memiliki alamat email.
Anda dapat menerbitkan “Akun tanpa email” yang login dengan ID Login.

Informasi terkait