เมื่อใช้ Dive ในหลายบริษัท โรงงาน หรือแผนก บทความนี้ครอบคลุมการออกแบบสิทธิ์ที่ผู้ดูแลระบบ (เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม) ดำเนินการและงานประจำวันที่จำเป็นในการดำเนินการ

เพื่อตัดสินใจว่าจะควรรวมหรือแยกสัญญา (ทีม) ให้ดู ข้อดีและข้อเสียของการรวมหลายบริษัทหรือองค์กรเข้าเป็นทีมเดียว (หน่วยสัญญา) สำหรับการตั้งค่าเบื้องต้นเมื่อรวมเข้าเป็นทีมเดียว ให้ดู การตั้งค่าเบื้องต้นและหมายเหตุสำหรับการทำงานแบบหลายแผนก

ข้อกำหนดเบื้องต้น: ความสัมพันธ์ระหว่างทีม กลุ่ม และโฟลเดอร์

การทำงานของหลายองค์กรถูกกำหนดโดยการรวมกันของสามระดับของหน่วย:

ทีม: หน่วยสัญญา แทนบริษัท ทั้งหมดและมีอยู่เพียงครั้งเดียวใน Dive หากทีมต่างกัน SOP ผู้ใช้ สิทธิ์ แผน การตั้งค่าความปลอดภัย และรายงานการใช้งานจะเป็นอิสระทั้งหมด
กลุ่ม: หน่วยภายในทีมแทนแผนก ส่วน หรือโครงการ คุณสามารถสร้างลำดับชั้น (เช่น แผนกผลิตการ → บ่วงผลิตการ 2) และผู้ใช้คนเดียวสามารถเป็นสมาชิกของหลายกลุ่มได้ จำนวนกลุ่มและระดับกลุ่มย่อยที่คุณสามารถสร้างขึ้นอยู่กับแผนของคุณ (ดูส่วนถัดไป)
โฟลเดอร์: สถานที่เก็บ SOP คุณระบุว่ากลุ่มใดมีการเข้าถึงโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์ สมาชิกของกลุ่มที่ระบุและกลุ่มย่อยของพวกเขาสามารถเข้าถึงได้ คุณยังสามารถระบุ "กลุ่มที่สามารถแก้ไขได้ด้วย" แยกต่างหากซึ่งช่วยให้คุณตั้งค่าการเข้าถึงโดยบางกลุ่มสามารถดูแต่ไม่แก้ไข SOP ได้ (เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถแก้ไขได้เสมอ)

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณใช้กลุ่มเพื่อกำหนด "ใคร" และโฟลเดอร์เพื่อกำหนด "อะไร" แม้จะข้ามหลายสถานที่หรือบริษัท คุณก็ออกแบบขอบเขตการมองเห็นโดยใช้แกนสองแกนนี้

ข้อจำกัดตามแผน

การทำงานของหลายบริษัทหรือหลายโรงงานได้รับผลกระทบจากจำนวนกลุ่มที่คุณสามารถสร้างและความลึกของพวกเขา ยืนยันข้อจำกัดเหล่านี้ก่อนที่คุณจะเริ่มออกแบบ

กลุ่ม: แผน Free และ Lite ไม่สามารถสร้างกลุ่มได้ แผน Core อนุญาต สูงสุด 5 กลุ่ม และแผน Pro และ Enterprise อนุญาตให้ใช้กลุ่มไม่จำกัด
กลุ่มย่อย (ลำดับชั้นกลุ่ม): แผน Core และ Pro อนุญาต สูงสุด 1 ระดับ (เช่น แผนกผลิตการ → บ่วงผลิตการ 2) ลำดับชั้นที่ลึกกว่านี้มีเฉพาะในแผน Enterprise เท่านั้น
การเชิญแขก: พร้อมใช้งานในแผน Core และสูงกว่า คุณสามารถเชิญได้ถึง 3 เท่าของจำนวนบัญชี คำนวณแยกจากเจ้าของไปยังจำนวนบัญชีผู้ใช้แบบดูเท่านั้น
ขั้นตอนการอนุมัติ: พร้อมใช้งานในแผน Pro และสูงกว่า
การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียวและการรับรองความถูกต้องแบบสองปัจจัยที่บังคับสำหรับทั้งหมด: แผน Enterprise เท่านั้น
การจำกัดที่อยู่ IP และนโยบายรหัสผ่าน: พร้อมใช้งานในทุกแผน

ขีดจำกัดปัจจุบันของคุณยังสามารถยืนยันได้ในฟังก์ชันสำหรับเจ้าของภายใต้ข้อมูลสัญญา

วิธีการมอบหมายสิทธิ์

เมื่อทำงานข้ามหลายบริษัทหรือสถานที่ การตัดสินใจแรกที่คุณต้องทำคือ "ใครจะเป็นเจ้าของ?"

เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ทั้งหมดในทีมโดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง เมื่อรวมหลายบริษัทเข้าเป็นทีมเดียว บุคคลจากบริษัทหนึ่งสามารถดู SOP ทั้งหมดจากบริษัทอื่น หากมี SOP ที่คุณไม่ต้องการแสดงให้บริษัทอื่น คุณต้องแยกทีม

เมื่อทำงานกับทีมเดียว การจัดการจะง่ายขึ้นด้วยโครงสร้างสองชั้นต่อไปนี้:

เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม: รวมเข้าในแผนกเดียว เช่น การประกันคุณภาพหรือวิศวกรรมการผลิต การดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าความปลอดภัย บันทึกการตรวจสอบ และสัญญาต้องการสิทธิ์ระดับนี้
ผู้ดูแลกลุ่ม: วางไว้ในแต่ละสถานที่หรือแผนก พวกเขารับผิดชอบการเพิ่มผู้ใช้ในกลุ่มของพวกเขา การสร้างโฟลเดอร์ และการอนุมัติ

ให้ผู้ที่สร้าง SOP เป็นผู้สร้างและผู้ที่ดูเท่านั้นเป็นผู้ใช้แบบดูเท่านั้น และพยายามไม่เพิ่มจำนวนผู้ที่มีสิทธิ์ระดับสูงกว่า สำหรับการดำเนินการที่พร้อมใช้งานตามระดับสิทธิ์ ให้ดู สิทธิ์ผู้ใช้และจำนวนบัญชี

เมื่อทำงานข้ามหลายสถานที่หรือบริษัท สิ่งที่ใช้บ่อยคือการตั้งค่า "กลุ่มที่สามารถแก้ไขได้ด้วย" ในการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ ในจำนวนกลุ่มที่คุณให้การเข้าถึง คุณสามารถจำกัดเพิ่มเติมว่ากลุ่มใดสามารถแก้ไขได้จริง คุณสามารถตั้งค่าการทำงานโดยคุณแสดง SOP จากสถานที่อื่นเป็นวัสดุอ้างอิง แต่อนุญาตให้เฉพาะพนักงานในสถานที่นั้นแก้ไข (เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถแก้ไขได้เสมอ)

การทำงานเมื่อแยกทีม

เมื่อคุณแยกทีม (สัญญา) ตามโรงงาน แผนก หรือบริษัท แต่ละทีมจะเป็นอิสระอย่างสมบูรณ์ โปรดสังเกตจุดต่อไปนี้ในการทำงาน:

สิ่งที่คุณสามารถทำได้

มีการเข้าถึงกันและกัน: ด้วยการเชิญทีมอื่นเป็นแขก คุณสามารถเข้าถึง SOP ต่อเนื่องตามฐาน โฟลเดอร์ พร้อมใช้งานในแผน Core และสูงกว่า สำหรับรายละเอียด ให้ดู การเชิญแขกคืออะไร?
แชร์เพียง SOP เดียว: เมื่อคุณออก URL เพื่อแชร์ด้านนอก คุณสามารถดู SOP เดียวโดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ ดู การแชร์ SOP ภายนอก: แนวทางการใช้งาน สำหรับความแตกต่าง
ผู้ใช้หลายบทบาทสามารถใช้ทั้งสองอย่างได้: การใช้บัญชีเดียวกัน คุณสามารถเป็นสมาชิกของหลายทีมและสลับระหว่างพวกเขา สิ่งนี้ยังใช้ได้เมื่อผู้ดูแลระบบศูนย์กลางดูทีมของแต่ละบริษัท สำหรับคำแนะนำ ให้ดู สลับทีม (เมื่อเป็นสมาชิกของหลายทีม)

สิ่งที่คุณไม่สามารถทำได้

คุณไม่สามารถแก้ไข SOP จากทีมต่างกันแบบร่วมมือได้ ผู้ที่ได้รับเชิญเป็นแขกจะมองเห็นได้เท่านั้น
คุณไม่สามารถย้าย SOP หรือวัสดุวิดีโอไปยังทีมอื่นได้ หากคุณแยกหรือรวมทีมในภายหลัง SOP ที่สร้างแล้วไม่สามารถโอนได้ ดังนั้นให้ตัดสินใจเกี่ยวกับหน่วยก่อนเริ่มการทำงาน
คุณไม่สามารถตรวจสอบผู้ใช้และสถานะการใช้งานจากหลายทีมในที่เดียว การตรวจสอบคลังสินค้าและการตรวจสอบรายงานการใช้งานต้องทำสำหรับแต่ละทีม

งานประจำวันสำหรับผู้ดูแลระบบ

ยิ่งมีผู้ใช้มากเท่าไร ยิ่งสำคัญที่จะต้องตรวจสอบว่า "การตั้งค่าของคุณตรงกับสภาพปัจจุบัน" เท่านั้น มากกว่าการตั้งค่าเองเท่านั้น เราได้จัดระเบียบงานที่ลูกค้าดำเนินการจริง เรียงตามความถี่

รายเดือน

เพิ่มผู้ใช้สำหรับพนักงานใหม่หรือโอนและเปลี่ยนการมอบหมายกลุ่มของพวกเขา หากมีจำนวนมาก คุณยังสามารถใช้การนำเข้าแบบกลุ่มจาก Excel ได้
ปิดใช้งานผู้ใช้สำหรับผู้ที่เกษียณอายุหรือโอน เมื่อปิดใช้งาน ช่องบัญชีจะพร้อมใช้งานสำหรับคนถัดไป ประวัติการใช้งานยังคงอยู่และสามารถคืนค่าได้ในภายหลัง
ตรวจสอบ URL ที่แชร์ภายนอกที่ออกแล้วและปิดใช้งานใด ๆ ที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

รายไตรมาส

อ้างอิงแบบข้ามระหว่างรายชื่อผู้ใช้กับข้อมูลทรัพยากรบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครยังคงปรากฏเป็นจ้างทั้งหมด
ส่งออกบันทึกการตรวจสอบเป็น CSV และเก็บไว้เป็นบันทึกการทำงานภายใน การลงชื่อเข้าใช้ การเพิ่มผู้ใช้ การลบ การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าความปลอดภัย และการออกและปิดใช้งาน URL ที่แชร์ภายนอกได้รับการบันทึกทั้งหมด เฉพาะเจ้าของเท่านั้นที่สามารถส่งออก สำหรับคำแนะนำ ให้ดู ส่งออกบันทึกการตรวจสอบเป็น CSV
ตรวจสอบว่าการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ทันกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรหรือไม่
ในรายงานการใช้งาน ให้ตรวจสอบ SOP ที่มีจำนวนการดูต่ำมากจริง ๆ พิจารณาว่าเนื้อหาล้าสมัยหรือผู้ชมเป้าหมายยังไม่ได้รับการแจ้งเตือน

ประจำปี

ตรวจสอบ SOP ตามลำดับจากการอัปเดตครั้งล่าสุดที่เก่าที่สุดและตรวจสอบว่าตรงกับการทำงานที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน
ตรวจสอบการใช้บัญชีและประเมินจำนวนผู้ใช้ที่จำเป็นสำหรับช่วงเวลาถัดไป คุณสามารถเพิ่มขีดจำกัดได้โดยการเพิ่มตัวเลือก
ตรวจสอบการตั้งค่าความปลอดภัยอีกครั้ง รายชื่อการตั้งค่ามีให้ ภาพรวมของการตั้งค่าความปลอดภัย (ฟังก์ชันเจ้าของ)

การตัดสินใจที่ต้องทำก่อนการปรับใช้

รายการเหล่านี้ยากต่อการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณมีผู้ใช้จำนวนมาก การตัดสินใจเหล่านี้ก่อนเพิ่มสถานที่หรือบริษัทจะช่วยลดงานในภายหลัง

ลำดับชั้นของกลุ่ม: ก่อนอื่นให้กำหนดตามโครงสร้างขององค์กรปัจจุบัน จากนั้นเพิ่มกลุ่มแยกต่างหากสำหรับโครงการข้ามองค์กร
โครงสร้างโฟลเดอร์: การคิดในสามชั้น - "ระดับบริษัท" "แชร์สถานที่หรือแผนก" และ "เพียงส่วนนี้เท่านั้น" - เก็บงานการโอนที่ขั้นต่ำสุดในระหว่างการถ่ายโอน การคัดลอกแผนภูมิองค์กรโดยตรงหมายความว่าคุณจะต้องสร้างมันใหม่กับการเปลี่ยนแปลงองค์กรทุกครั้ง หมายเหตุ: หากคุณใช้การจำกัดการเข้าถึงกับโฟลเดอร์หลักและ ย่อย เฉพาะสมาชิกของทั้งสองกลุ่มเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ ตั้งค่าข้อจำกัดเฉพาะในระดับที่จำเป็น
อนุสัญญาการตั้งชื่อ: กฎง่าย ๆ เช่นรหัสสถานที่หรือชื่อกระบวนการก็พอเพียง การเปลี่ยนชื่อ SOP หลายร้อยรายการในภายหลังเป็นภารกิจขนาดใหญ่
การตรวจสอบก่อนการเผยแพร่: ขั้นตอนการอนุมัติ (แผน Pro และสูงกว่า) สามารถตั้งค่าทั่วทั้งบริษัทหรือตามกลุ่ม เมื่อตั้งค่าแล้ว จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติที่ระบุเมื่อออกหรือแก้ไข SOP ผู้อนุมัติสามารถระบุได้โดยเงื่อนไข เช่น ผู้จัดการระดับสูงกว่าเหมือนที่เห็นจากผู้ริเริ่ม ผู้จัดการกลุ่มที่เฉพาะเจาะจง เช่น การประกันคุณภาพหรือความปลอดภัย หรือผู้ที่ถือใบประกาศนียบัตรที่เฉพาะเจาะจง สำหรับการตรวจสอบก่อนการเผยแพร่ข้อเสนอแนะจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง คุณยังสามารถใช้การแชร์ฉบับร่างได้
แหล่งของการเปลี่ยนแปลงและการยุติ: การดำเนินการที่รอรายงานจากเขต ทำให้มีการพลาดการอัปเดต การที่หน่วยงาน HR ส่งรายชื่อรายเดือนให้ผู้ดูแลระบบช่วยให้มั่นใจถึงความแม่นยำ
การตั้งค่าความปลอดภัย: การจำกัดที่อยู่ IP นโยบายรหัสผ่าน และการตั้งค่าการแชร์ด้านนอกห้ามมีให้ใช้งานในทุกแผน การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว (Microsoft Entra ID / SAML 2.0) และการรับรองความถูกต้องแบบสองปัจจัยที่บังคับสำหรับทั้งหมด เฉพาะแผน Enterprise เท่านั้น ทั้งคู่ต้องใช้ความพยายามอย่างมีนัยสำคัญในการใช้งานหลังจากการเจริญเติบโตของผู้ใช้ ดังนั้นเราขอแนะนำให้ตัดสินใจก่อนการปรับใช้

คำถามที่พบบ่อย

ภายในทีมเดียว ฉันสามารถแยกสิ่งที่ผู้ดูแลระบบเห็นตามบริษัทได้หรือไม่
ไม่. เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ทั้งหมดในทีม หากคุณต้องการปิดการจัดการตามบริษัท คุณต้องแยกทีมโดยใช้สัญญาแยกต่างหาก

ฉันสามารถแยก (หรือรวม) ทีมในภายหลังได้หรือไม่
คุณสามารถเพิ่มทีมได้ แต่คุณไม่สามารถย้าย SOP หรือวัสดุวิดีโอที่สร้างแล้วไปยังทีมอื่นได้ หากจำเป็นต้องโยกย้าย คุณจะต้องสร้างใหม่

หากฉันเชิญพนักงานจากบริษัทในกลุ่ม มันจะใช้จำนวนบัญชีของฉันหรือไม่
หากคุณต้องการเฉพาะการดู ให้ใช้การเชิญแขก การเชิญแขกช่วยให้คุณเชิญได้ถึง 3 เท่าของจำนวนบัญชี คำนวณแยกจากเจ้าของไปยังจำนวนบัญชีผู้ใช้แบบดูเท่านั้น หากคุณต้องการพนักงานเพื่อสร้างและแก้ไข SOP คุณต้องเพิ่มพวกเขาเป็นผู้ใช้ปกติ

พนักงานที่เกิดขึ้นที่ไม่มีที่อยู่อีเมล
คุณสามารถออก "บัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล" โดยใช้วิธี ID เข้าสู่ระบบ

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง