เมื่อใช้ Dive ในหลายบริษัท โรงงาน และแผนก เราได้สรุปการออกแบบสิทธิ์ที่ดำเนินการโดยผู้ดูแล (เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม) และงานที่ดำเนินการเป็นประจำเพื่อดำเนินการต่อ
สำหรับการตัดสินใจว่าจะรวม (ทีม) สัญญาหรือแยกหรือไม่ โปรดดู ข้อดี/ข้อเสียของการรวมหลายบริษัท องค์กรในทีมเดียว (หน่วยสัญญา) และสำหรับการตั้งค่าเริ่มต้นเมื่อรวมเป็นทีมเดียว โปรดดู การตั้งค่าเริ่มต้นและหมายเหตุเพิ่มเติมสำหรับการดำเนินการหลายแผนก
ข้อกำหนดเบื้องต้น: ความสัมพันธ์ระหว่างทีม กลุ่ม และโฟลเดอร์
การดำเนินการหลายองค์กรถูกกำหนดโดยการรวมกันของหน่วยสามหน่วยต่อไปนี้:
- ทีม: นี่คือหน่วยของสัญญา มันสอดคล้องกับบริษัททั้งหมดและมีเพียงหนึ่งเดียวใน Dive หากทีมแตกต่างกัน คู่มือ ผู้ใช้ สิทธิ์ แผน การตั้งค่าความปลอดภัย และรายงานการใช้งานจะเป็นอิสระทั้งหมด
- กลุ่ม: นี่คือหน่วยของแผนก ห้อง หรือโครงการภายในทีม สามารถมีลำดับชั้น (เช่น: แผนกผลิตการ → แผนกผลิตการที่ 2) และผู้ใช้คนหนึ่งสามารถเป็นสมาชิกของหลายกลุ่มได้ จำนวนกลุ่มที่สามารถสร้างและความลึกของกลุ่มย่อยขึ้นอยู่กับแผน (ดูส่วนถัดไป)
- โฟลเดอร์: นี่คือที่เก็บคู่มือ คุณระบุกลุ่มที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ คนที่เป็นสมาชิกของกลุ่มที่ระบุและกลุ่มย่อยของมันสามารถเข้าถึงได้ นอกจากนี้ คุณสามารถระบุกลุ่มแยกต่างหาก "กลุ่มที่สามารถแก้ไขได้ด้วย" ภายในนั้น ดังนั้นคุณสามารถแบ่งเพื่อให้คุณสามารถดูแต่ไม่สามารถแก้ไขได้
กล่าวอีกนัยหนึ่ง "ใคร" ถูกกำหนดโดยกลุ่ม และ "อะไร" ถูกกำหนดโดยโฟลเดอร์ เมื่อข้ามบริษัท หรือสถานที่ ขอบเขตการแสดงจะถูกออกแบบบนแกนทั้งสอง
ข้อ จำกัด ตามแผน
การดำเนินการในหลายบริษัทและโรงงานได้รับผลกระทบจากจำนวนและความลึกของกลุ่มที่สามารถสร้างได้ โปรดตรวจสอบก่อนเริ่มการออกแบบ
- กลุ่ม: ไม่สามารถสร้างกลุ่มในแผน Free และ Lite ได้ แผน Core อนุญาต 5 กลุ่มสูงสุด แผน Pro และ Enterprise ไม่มีข้อ จำกัด
- กลุ่มย่อย (ลำดับชั้นกลุ่ม): แผน Core และ Pro อนุญาต 1 ระดับ (เช่น: แผนกผลิตการ → แผนกผลิตการที่ 2) ลำดับชั้นที่ลึกกว่านั้นพร้อมใช้งานเฉพาะในแผน Enterprise
- การเชิญแขก: พร้อมใช้งานในแผน Core และสูงกว่า คุณสามารถเชิญได้สูงสุด 3 เท่าของจำนวนบัญชีและนำเสนอแยกต่างหากจากกรอบสิทธิ์จากเจ้าของถึงผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว
- ขั้นตอนการอนุมัติ: พร้อมใช้งานในแผน Pro และสูงกว่า
- การเข้าสู่ระบบเดี่ยวและการบังคับใช้การตรวจสอบสองปัจจัยสำหรับทุกคน: พร้อมใช้งานเฉพาะในแผน Enterprise
- การจำกัดที่อยู่ IP นโยบายรหัสผ่าน: พร้อมใช้งานในแผนทั้งหมด
คุณยังสามารถตรวจสอบข้อ จำกัด ที่พร้อมใช้งานกับสัญญาปัจจุบันจากข้อมูลสัญญาในฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ
วิธีตั้งค่าสิทธิ์
เมื่อข้ามบริษัทหรือสถานที่ สิ่งแรกที่คุณต้องตัดสินใจคือ "ใครเป็นเจ้าของเจ้าของ"
เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ทั้งหมดในทีมโดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง เมื่อรวมหลายบริษัทในทีมเดียว ตัวแทนของบริษัทใดบริษัทหนึ่งสามารถดูคู่มือทั้งหมดของบริษัทอื่นได้ หากมีคู่มือที่คุณไม่ต้องการให้บริษัทอื่นเห็น คุณต้องแยกทีม
เมื่อทำงานในทีมเดียว การจัดการจะง่ายขึ้นโดยใช้แบบจำลองสองระดับต่อไปนี้:
- เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม: รวมในแผนกเดียวเช่นการรับประกันคุณภาพหรือเทคนิคการผลิต การตั้งค่าบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย บันทึกการตรวจสอบ และสัญญาต้องการสิทธิ์นี้
- ผู้ดูแลกลุ่ม: ตั้งค่าสำหรับแต่ละสถานที่ แผนก พวกเขาต้องรับผิดชอบในการเพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่มของตน สร้างโฟลเดอร์ และอนุมัติ
ผู้ที่สร้างคู่มือจะเป็น "ผู้สร้าง" และผู้ที่เพียงแต่ดูจะเป็น "ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว" พยายามอย่าให้มีคนมากเกินไปที่มีสิทธิ์สูงขึ้น สำหรับการกระทำที่สามารถทำได้กับแต่ละสิทธิ์ โปรดดู สิทธิ์ผู้ใช้และกรอบสิทธิ์
เมื่อข้ามสถานที่หรือบริษัท สิ่งที่มักใช้คือการระบุ "กลุ่มที่สามารถแก้ไขได้ด้วย" ในการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ คุณสามารถจำกัดกลุ่มที่สามารถแก้ไขได้จริงในกลุ่มที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึง คุณสามารถดำเนินการแบบเพื่อให้คนตัวแทนของสถานที่นั้นดูคู่มือของสถานที่อื่นเป็นข้อมูลอ้างอิงและแก้ไข (เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถแก้ไขได้เสมอ)
การดำเนินการเมื่อแยกทีม
เมื่อคุณแยกทีม (สัญญา) สำหรับแต่ละโรงงาน แผนก หรือบริษัท ทีมแต่ละทีมจะเป็นอิสระอย่างสมบูรณ์ โปรดทราบจุดต่อไปนี้ในการดำเนินการ:
สิ่งที่คุณสามารถทำได้
- อนุญาตให้ดูซึ่งกันและกัน: โดยการเชิญบุคคลนั้นเป็นแขกในทีมของพวกเขา คุณสามารถดูอย่างต่อเนื่องตามโฟลเดอร์ พร้อมใช้งานในแผน Core และสูงกว่า ดู การเชิญแขกคืออะไร สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม
- แสดงเพียงคู่มือเดียว: เมื่อคุณออก URL ที่แชร์ภายนอก คุณสามารถดูคู่มือหนึ่งได้โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ ดู การแชร์คู่มือภายนอก: แนวทางการสร้างความแตกต่าง เพื่อดูความแตกต่าง
- ผู้ที่มีหลายตำแหน่งใช้ทั้งสอง: คุณสามารถเป็นสมาชิกของหลายทีมด้วยบัญชีเดียวกันและสลับเพื่อใช้งาน นี่คือกรณีเมื่อผู้ดูแลสำนักงานใหญ่ดูทีมของแต่ละบริษัท ดู สลับทีม (เมื่อเป็นสมาชิกของหลายทีม) สำหรับขั้นตอน
สิ่งที่คุณไม่สามารถทำได้
- คุณไม่สามารถแก้ไขเพื่อให้คู่มือจากทีมต่างกันได้ ผู้ที่เชิญเป็นแขกสามารถดูได้เท่านั้น
- คุณไม่สามารถย้ายคู่มือหรือวัสดุวิดีโอไปยังทีมอื่นได้ เมื่อแยกหรือรวมทีมในภายหลัง คู่มือที่สร้างแล้วไม่สามารถโอนได้ ดังนั้นโปรดตัดสินใจหน่วยก่อนเริ่มการดำเนินการ
- คุณไม่สามารถยืนยันผู้ใช้หรือสถานะการใช้งานจากหลายทีมได้ในที่เดียว การตรวจสอบและการตรวจสอบรายงานการใช้งานจะทำทีมต่อทีม
สิ่งที่ผู้ดูแลทำเป็นประจำ
ยิ่งมีผู้ใช้มากเท่าไหร่ การยืนยัน "การตั้งค่ากับสถานะปัจจุบันเป็นไปตามที่เหมาะสมหรือไม่" ก็ยิ่งสำคัญมากขึ้น เราได้จัดระบบงานที่ลูกค้าที่ดำเนินงานทำตามความถี่
ทุกเดือน
- เพิ่มผู้ใช้ใหม่ ผู้ที่ย้ายและกำหนดกลุ่มที่พวกเขาสังกัดใหม่ หากมีหลายคน คุณยังสามารถใช้นำเข้าแบบสายในรายการ Excel ได้
- ปิดใช้งานผู้ใช้ที่ลาออกหรือย้ายไป เมื่อปิดใช้งาน กรอบสิทธิ์จะว่างเปล่าและสามารถกำหนดให้กับคนถัดไปได้ ประวัติการใช้งานยังคงอยู่และสามารถกู้คืนได้ในภายหลัง
- ตรวจสอบ URL ที่แชร์ภายนอกที่ออกแบบแล้วและปิดใช้งานที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป
ทุกไตรมาส
- เปรียบเทียบรายชื่อผู้ใช้กับข้อมูลบุคลากรเพื่อยืนยันว่าไม่มีคนที่ไม่ทำงานอีกต่อไป
- ส่งออกบันทึกการตรวจสอบเป็น CSV และเก็บไว้เป็นบันทึกการดำเนินการภายใน การกระทำเช่นการเข้าสู่ระบบ การเพิ่ม / ลบ / การแก้ไข / การเปลี่ยนสิทธิ์ผู้ใช้ การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าความปลอดภัย การออก / ปิดใช้งาน URL แชร์ภายนอกจะถูกบันทึก เฉพาะเจ้าของเท่านั้นที่สามารถส่งออก ดู ส่งออกบันทึกการตรวจสอบเป็น CSV สำหรับขั้นตอน
- ตรวจสอบว่าการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ตามการเปลี่ยนแปลงองค์กรหรือไม่
- ตรวจสอบรายงานการใช้งานสำหรับคู่มือที่มีจำนวนการดูน้อยมาก พิจารณาว่าเนื้อหาเก่าหรือยังไม่ได้แจ้งให้ผู้ใช้ทราบ
ประจำปี
- ตรวจสอบคู่มือตามลำดับการอัปเดตล่าสุดเพื่อตรวจสอบว่าตรงกับงานในไซต์หรือไม่
- ยืนยันสถานะการใช้กรอบสิทธิ์และประมาณจำนวนผู้ใช้สำหรับช่วงเวลาถัดไป คุณยังสามารถเพิ่มขีดจำกัดได้โดยการเพิ่มตัวเลือก
- ยืนยันการตั้งค่าความปลอดภัยอีกครั้ง รายการรายการการตั้งค่าจะสรุปไว้ใน ภาพรวมทั่วไปของการตั้งค่าความปลอดภัย (ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ)
ตัดสินใจก่อนการปรับใช้
นี่คือรายการที่เปลี่ยนแปลงได้ยากหลังจากมีผู้ใช้จำนวนมาก หากคุณตัดสินใจก่อนที่จะเพิ่มสถานที่หรือบริษัท จะมีงานน้อยลงในภายหลัง
- ลำดับชั้นกลุ่ม: ขั้นแรก กำหนดด้วยโครงสร้างองค์กรปัจจุบัน และหากมีโครงการข้ามองค์กร ให้เพิ่มเป็นกลุ่มแยกต่างหาก
- โครงสร้างโฟลเดอร์: หากคุณคิดถึงสามระดับ "บริษัททั้งหมดทั่วไป" "สถานที่ / แผนกทั่วไป" และ "เพียงแผนกนี้เท่านั้น" การเปลี่ยนตำแหน่งจะน้อยที่สุด หากคุณคัดลอกแผนภูมิองค์กรโดยตรง คุณจะต้องสร้างใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงองค์กร โปรดทราบว่าเมื่อคุณตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงทั้งโฟลเดอร์หลักและโฟลเดอร์ย่อย เฉพาะคนที่เป็นสมาชิกของกลุ่มทั้งสองเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ ตั้งค่าข้อ จำกัด เฉพาะในระดับที่จำเป็น
- อนุสัญญาการตั้งชื่อ: อนุสัญญาใดๆ ก็ได้ที่เรียบง่าย เช่น รหัสสถานที่หรือชื่อกระบวนการ การแก้ไขชื่อหลังจากมีคู่มือหลายร้อยคือการทำงานที่หนัก
- ยืนยันก่อนการเผยแพร่: ขั้นตอนการอนุมัติ (แผน Pro หรือสูงกว่า) สามารถตั้งค่าสำหรับแต่ละกลุ่ม เมื่อตั้งค่า การอนุมัติจากผู้อนุมัติที่ระบุจะจำเป็นเมื่อออกแบบหรือแก้ไข หากคุณต้องการแสดงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องและรับความเห็น คุณยังสามารถใช้การแชร์ฉบับร่าง
- จุดเริ่มต้นของการย้ายหรือการลาออก: หากคุณรอการรายงานจากไซต์ คุณจะพลาด วิธีที่ปลอดภัยคือการหมุนเวียนรายชื่อรายเดือนของแผนก HR ให้ผู้ดูแล
- การตั้งค่าความปลอดภัย: การจำกัดที่อยู่ IP นโยบายรหัสผ่าน และการตั้งค่าห้ามแชร์ภายนอกพร้อมใช้งานในแผนทั้งหมด การเข้าสู่ระบบเดี่ยว (Microsoft Entra ID / SAML 2.0) และการบังคับใช้การตรวจสอบสองปัจจัยสำหรับทุกคนพร้อมใช้งานเฉพาะในแผน Enterprise การใช้งานใดๆ หลังจากผู้ใช้เพิ่มขึ้นก็จะใช้เวลา ดังนั้นเราขอแนะนำให้ตัดสินใจก่อนการปรับใช้
คำถามที่พบบ่อย
เป็นไปได้หรือไม่ที่จะแยกขอบเขตการมองเห็นของผู้ดูแลตามบริษัทภายในทีมเดียว
ไม่. เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ทั้งหมดในทีม หากคุณต้องการปิดการจัดการตามบริษัท คุณต้องแยกทีมและเข้าสัญญา
เป็นไปได้หรือไม่ที่จะแยกทีม (หรือรวม) ในภายหลัง
คุณสามารถเพิ่มทีมนั้นเอง แต่คุณไม่สามารถย้ายคู่มือหรือวัสดุวิดีโอที่สร้างแล้วไปยังทีมอื่นได้ หากจำเป็นต้องย้ายไป คุณจะต้องสร้างใหม่
หากคุณเชิญตัวแทนของบริษัท กลุ่ม มันจะใช้กรอบสิทธิ์หรือไม่
หากคุณเพียงแต่ต้องการดูแบบเดียว ให้ใช้การเชิญแขก คุณสามารถเชิญแขกได้สูงสุด 3 เท่าของจำนวนบัญชีและนำเสนอแยกต่างหากจากกรอบสิทธิ์จากเจ้าของถึงผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว หากคุณจะสร้างและแก้ไขคู่มือ คุณต้องเพิ่มพวกเขาเป็นผู้ใช้ปกติ
คนที่ไซต์ไม่มีที่อยู่อีเมล
คุณสามารถออก บัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล โดยใช้วิธี ID เข้าสู่ระบบ