Khi sử dụng Dive ở nhiều công ty, nhà máy và bộ phận, chúng tôi đã tóm tắt việc thiết kế quyền được thực hiện bởi quản trị viên (Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm) và công việc được thực hiện thường xuyên để tiếp tục vận hành.

Để quyết định xem có hợp nhất (Nhóm) hợp đồng hay phân chia, hãy xem Ưu điểm / Nhược điểm của hợp nhất nhiều công ty, tổ chức thành một Nhóm (Đơn vị hợp đồng), và đối với cài đặt ban đầu khi hợp nhất thành một Nhóm, hãy xem Cài đặt ban đầu và ghi chú bổ sung về vận hành nhiều bộ phận.

Điều kiện tiên quyết: Mối quan hệ giữa Nhóm, Nhóm và Thư mục

Vận hành nhiều tổ chức được xác định bởi sự kết hợp của ba đơn vị sau:

Nhóm: Đây là đơn vị của hợp đồng. Nó tương ứng với toàn bộ công ty và chỉ tồn tại một đơn vị trong Dive. Nếu các Nhóm khác nhau, hướng dẫn, người dùng, quyền, kế hoạch, cài đặt bảo mật và báo cáo sử dụng đều độc lập.
Nhóm: Đây là đơn vị bộ phận, phòng hoặc dự án trong Nhóm. Nó có thể được phân cấp (Ví dụ: Bộ phận Sản xuất → Bộ phận Sản xuất thứ 2) và một người dùng có thể thuộc về nhiều Nhóm. Số Nhóm có thể tạo và độ sâu của Nhóm con phụ thuộc vào kế hoạch (xem phần tiếp theo).
Thư mục: Đây là nơi lưu trữ hướng dẫn. Bạn chỉ định các Nhóm được phép truy cập cho mỗi Thư mục. Những người thuộc về Nhóm được chỉ định và các Nhóm con của nó có thể truy cập. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định một Nhóm riêng biệt "Nhóm cũng có thể chỉnh sửa" trong đó, vì vậy bạn có thể phân chia sao cho bạn có thể xem nhưng không thể chỉnh sửa.

Nói cách khác, "ai" được xác định theo Nhóm và "cái gì" được xác định theo Thư mục. Khi vượt qua công ty hoặc địa điểm, quy mô hiển thị được thiết kế dựa trên hai trục này.

Giới hạn theo kế hoạch

Vận hành ở nhiều công ty, nhà máy chịu ảnh hưởng bởi số lượng và độ sâu của các Nhóm có thể tạo. Vui lòng kiểm tra trước khi bắt đầu thiết kế.

Nhóm: Không thể tạo Nhóm trong các kế hoạch Free và Lite. Kế hoạch Core cho phép tối đa 5 Nhóm, Kế hoạch Pro và Enterprise không giới hạn.
Nhóm con (Phân cấp Nhóm): Kế hoạch Core và Pro cho phép 1 cấp (Ví dụ: Bộ phận Sản xuất → Bộ phận Sản xuất thứ 2). Phân cấp sâu hơn chỉ có sẵn trong kế hoạch Enterprise.
Lời mời khách: Có sẵn trong Kế hoạch Core và cao hơn. Bạn có thể mời tối đa 3 lần số lượng tài khoản và được tính riêng biệt với khung quyền từ Chủ sở hữu đến Người dùng chỉ xem.
Quy trình phê duyệt: Có sẵn trong Kế hoạch Pro và cao hơn.
Đăng nhập một lần và bắt buộc xác thực hai yếu tố cho tất cả người dùng: Chỉ khả dụng trong kế hoạch Enterprise.
Giới hạn địa chỉ IP, Chính sách mật khẩu: Có sẵn trong tất cả các kế hoạch.

Bạn cũng có thể kiểm tra giới hạn có sẵn với hợp đồng hiện tại từ Thông tin hợp đồng trong Chức năng dành cho chủ sở hữu.

Cách đặt quyền

Khi vượt qua công ty hoặc địa điểm, điều đầu tiên bạn cần quyết định là "Ai sở hữu Chủ sở hữu".

Chủ sở hữu và Quản trị viên nhóm có thể truy cập tất cả các Thư mục trong Nhóm bất kể cài đặt hạn chế truy cập. Khi hợp nhất nhiều công ty thành một Nhóm, một đại diện của bất kỳ công ty nào có thể xem tất cả các hướng dẫn của các công ty khác. Nếu có các hướng dẫn mà bạn không muốn hiển thị cho các công ty khác, bạn cần phải chia Nhóm.

Khi vận hành trong một Nhóm, quản lý sẽ dễ dàng hơn với mô hình hai cấp sau:

Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm: Được tập trung trong một bộ phận như đảm bảo chất lượng hoặc kỹ thuật sản xuất. Quyền này cần thiết cho các hoạt động liên quan đến cài đặt bảo mật, nhật ký kiểm toán và hợp đồng.
Quản trị viên Nhóm: Đặt cho mỗi địa điểm, bộ phận. Họ chịu trách nhiệm thêm người dùng vào Nhóm của họ, tạo Thư mục và phê duyệt.

Những người tạo hướng dẫn sẽ là "Người tạo" và những người chỉ xem sẽ là "Người dùng chỉ xem", cố gắng không tăng quá nhiều người có quyền cao hơn. Đối với các hoạt động có thể được thực hiện với mỗi quyền, hãy xem Quyền người dùng và Khung quyền.

Khi vượt qua địa điểm hoặc công ty, điều thường được sử dụng là chỉ định "Nhóm cũng có thể chỉnh sửa" trong hạn chế truy cập Thư mục. Bạn có thể hạn chế thêm nhóm có thể thực sự chỉnh sửa trong những nhóm được phép truy cập. Bạn có thể vận hành theo cách sao cho bạn cho phép người đại diện của địa điểm đó xem hướng dẫn của các địa điểm khác làm tài liệu tham khảo và chỉnh sửa (Chủ sở hữu và Quản trị viên nhóm luôn có thể chỉnh sửa).

Vận hành khi chia Nhóm

Khi bạn chia Nhóm (hợp đồng) cho mỗi nhà máy, bộ phận hoặc công ty, mỗi Nhóm hoàn toàn độc lập. Vui lòng lưu ý những điểm sau trong vận hành:

Những gì bạn có thể làm

Cho phép xem lẫn nhau: Bằng cách mời người đó làm khách trong Nhóm của họ, bạn có thể xem liên tục theo từng Thư mục. Có sẵn trong Kế hoạch Core và cao hơn. Xem Lời mời khách là gì để biết thêm chi tiết.
Chỉ hiển thị một hướng dẫn: Khi bạn phát hành URL chia sẻ bên ngoài, bạn có thể xem một hướng dẫn mà không cần đăng nhập. Xem Chia sẻ hướng dẫn bên ngoài: Hướng dẫn phân biệt để biết sự khác biệt.
Những người có nhiều chức vụ sử dụng cả hai: Bạn có thể thuộc về nhiều Nhóm bằng cùng một tài khoản và chuyển đổi để sử dụng. Điều này cũng là trường hợp khi quản trị viên trụ sở chính xem Nhóm của mỗi công ty. Xem Chuyển đổi Nhóm (Khi thuộc về nhiều Nhóm) để biết các bước.

Những gì bạn không thể làm

Bạn không thể chỉnh sửa chung các hướng dẫn từ các Nhóm khác nhau. Những người được mời làm khách chỉ có thể xem.
Bạn không thể di chuyển hướng dẫn hoặc tài liệu video sang Nhóm khác. Khi chia hoặc hợp nhất Nhóm sau này, các hướng dẫn đã tạo không thể được chuyển, vì vậy hãy quyết định đơn vị trước khi bắt đầu vận hành.
Bạn không thể xác nhận người dùng hoặc tình trạng sử dụng từ nhiều Nhóm ở một nơi. Kiểm kê và xác minh báo cáo sử dụng được thực hiện từng Nhóm một.

Những gì quản trị viên làm thường xuyên

Càng nhiều người sử dụng, việc xác nhận "Cài đặt có phù hợp với tình trạng hiện tại không" lại trở nên quan trọng hơn. Chúng tôi đã sắp xếp công việc được thực hiện bởi những khách hàng đang hoạt động theo tần suất.

Hàng tháng

Thêm người dùng mới, những người bị điều chuyển công việc và gán lại Nhóm mà họ thuộc về. Nếu có nhiều người, bạn cũng có thể sử dụng nhập hàng loạt Excel.
Vô hiệu hóa người dùng những người đã nghỉ việc hoặc bị chuyển công tác. Khi vô hiệu hóa, khung quyền sẽ trống ra và có thể được gán cho người tiếp theo. Lịch sử sử dụng vẫn còn và có thể được khôi phục sau.
Kiểm tra các URL chia sẻ bên ngoài đã phát hành và vô hiệu hóa những URL không còn cần thiết.

Hàng quý

Đối chiếu danh sách người dùng với dữ liệu nhân sự để xác nhận rằng không có người không còn làm việc.
Xuất nhật ký kiểm toán dưới dạng CSV và giữ nó làm hồ sơ vận hành nội bộ. Các hoạt động như đăng nhập, thêm / xóa / chỉnh sửa / thay đổi quyền người dùng, thay đổi cài đặt bảo mật, phát hành / vô hiệu hóa URL chia sẻ bên ngoài được ghi lại. Chỉ Chủ sở hữu mới có thể xuất. Xem Xuất nhật ký kiểm toán dưới dạng CSV để biết các bước.
Xem lại xem hạn chế truy cập Thư mục có theo kịp với các thay đổi tổ chức không.
Kiểm tra báo cáo sử dụng cho các hướng dẫn có lượt xem cực kỳ ít. Xác định xem nội dung đã cũ hay là chưa được thông báo cho người dùng.

Hàng năm

Kiểm tra hướng dẫn theo thứ tự cập nhật gần đây nhất để xem lại xem chúng có khớp với công việc tại hiện trường không.
Xác nhận tình trạng sử dụng khung quyền và ước tính số người dùng cho kỳ tiếp theo. Bạn cũng có thể tăng giới hạn bằng cách thêm Tùy chọn.
Xác nhận lại cài đặt bảo mật. Danh sách các mục cài đặt được tóm tắt trong Toàn cảnh Cài đặt bảo mật (Chức năng dành cho chủ sở hữu).

Quyết định trước khi triển khai

Đây là những mục khó thay đổi sau khi có nhiều người dùng. Nếu bạn quyết định trước khi thêm địa điểm hoặc công ty, sẽ có ít công việc hơn sau.

Phân cấp Nhóm: Đầu tiên xác định với cấu trúc tổ chức hiện tại, và nếu có các dự án xuyên tổ chức, thêm chúng dưới dạng Nhóm riêng biệt.
Cấu trúc Thư mục: Nếu bạn nghĩ ba cấp "Toàn công ty chung", "Địa điểm / Bộ phận chung" và "Chỉ bộ phận này", sự thay đổi vị trí sẽ tối thiểu. Nếu bạn sao chép sơ đồ tổ chức một cách trực tiếp, bạn sẽ phải tái tạo nó mỗi khi có thay đổi tổ chức. Lưu ý rằng khi bạn đặt hạn chế truy cập trên cả Thư mục cha và Thư mục con, chỉ những người thuộc cả hai Nhóm mới có thể truy cập. Đặt các hạn chế chỉ trên các cấp độ cần thiết.
Quy ước đặt tên: Bất kỳ quy tắc đơn giản nào, chẳng hạn như mã địa điểm hoặc tên quy trình. Sửa tên sau khi có hàng trăm hướng dẫn là một công việc nặng nề.
Xác nhận trước khi công bố: Quy trình phê duyệt (Kế hoạch Pro hoặc cao hơn) có thể được cài đặt cho mỗi Nhóm. Khi được đặt, phê duyệt từ người phê duyệt được chỉ định là cần thiết khi phát hành hoặc sửa đổi. Nếu bạn muốn hiển thị cho những người liên quan và nhận bình luận trước khi công bố, bạn cũng có thể sử dụng Chia sẻ bản nháp.
Điểm bắt đầu của điều chuyển công tác / Nghỉ việc: Nếu bạn chờ báo cáo từ hiện trường, bạn sẽ bỏ qua. Một cách làm chắc chắn là quay vòng danh sách hàng tháng của bộ phận Nhân sự cho quản trị viên.
Cài đặt bảo mật: Giới hạn địa chỉ IP, Chính sách mật khẩu và Cài đặt cấm chia sẻ ra ngoài có sẵn trong tất cả các kế hoạch. Đăng nhập một lần (Microsoft Entra ID / SAML 2.0) và bắt buộc xác thực hai yếu tố cho tất cả người dùng chỉ khả dụng trong kế hoạch Enterprise. Bất kỳ ứng dụng nào sau khi người dùng tăng cũng sẽ tốn công sức, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên quyết định trước khi triển khai.

Các câu hỏi thường gặp

Có thể chia phạm vi nhìn thấy của quản trị viên theo công ty trong một Nhóm không?
Không. Chủ sở hữu và Quản trị viên nhóm có thể truy cập tất cả các Thư mục trong Nhóm. Nếu bạn muốn đóng quản lý theo công ty, bạn cần phải chia Nhóm và ký hợp đồng.

Có thể chia Nhóm (hoặc hợp nhất) sau này không?
Bạn có thể thêm Nhóm chính nó, nhưng bạn không thể di chuyển các hướng dẫn hoặc tài liệu video đã tạo sang Nhóm khác. Nếu cần di chuyển, bạn phải tạo lại.

Nếu bạn mời đại diện của công ty nhóm, nó có tiêu thụ khung quyền không?
Nếu bạn chỉ cần xem, hãy sử dụng Lời mời khách. Bạn có thể mời Khách tối đa 3 lần số lượng tài khoản và nó được tính riêng biệt với khung quyền từ Chủ sở hữu đến Người dùng chỉ xem. Nếu bạn cũng sẽ tạo và chỉnh sửa hướng dẫn, bạn cần thêm họ như một người dùng thông thường.

Người ở hiện trường không có địa chỉ email.
Bạn có thể phát hành Tài khoản không cần email bằng phương pháp ID đăng nhập.

Thông tin liên quan