บทความนี้สรุปการออกแบบสิทธิ์ที่ผู้ดูแล (เจ้าของ/ผู้ดูแลทีม) ต้องตั้งค่าเมื่อใช้ Dive ในหลายบริษัท โรงงาน และแผนก พร้อมงานประจำที่ควรทำอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้การใช้งานดำเนินต่อไปได้

สำหรับการตัดสินใจว่าจะรวมสัญญา (ทีม) เป็นหนึ่งเดียวหรือแยกออกจากกัน โปรดดูข้อดีและข้อเสียของการรวมหลายบริษัทหรือหลายองค์กรเป็นหนึ่งทีม (หน่วยสัญญา) และสำหรับการตั้งค่าเริ่มต้นเมื่อรวมเป็นหนึ่งทีม โปรดดูการตั้งค่าเริ่มต้นและข้อควรทราบสำหรับการใช้งานในหลายแผนก.

ข้อกำหนดเบื้องต้น: ความสัมพันธ์ระหว่างทีม กลุ่ม และโฟลเดอร์

การใช้งานในหลายองค์กรจะถูกกำหนดโดยการผสมผสานของหน่วยสามหน่วยต่อไปนี้

ทีม: หน่วยสัญญา เป็นตัวแทนของทั้งบริษัท และมีเพียงหนึ่งทีมเท่านั้นภายใน Dive ทีมที่ต่างกันจะมี SOP ผู้ใช้ สิทธิ์ แพ็กเกจ การตั้งค่าความปลอดภัย และรายงานการใช้งานที่เป็นอิสระต่อกันอย่างสมบูรณ์
กลุ่ม: หน่วยภายในทีม เช่น แผนก ส่วนงาน หรือโครงการ สามารถจัดเป็นลำดับชั้นได้ (เช่น แผนกผลิตการ → ส่วนผลิต 2) และผู้ใช้หนึ่งคนสามารถอยู่ในหลายกลุ่มได้ จำนวนกลุ่มที่สร้างได้และจำนวนชั้นของกลุ่มย่อยขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ (ดูหัวข้อถัดไป)
โฟลเดอร์: ที่เก็บ SOP สำหรับแต่ละโฟลเดอร์ คุณจะกำหนดกลุ่มที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึง สมาชิกของกลุ่มที่กำหนดและของกลุ่มที่อยู่ภายใต้กลุ่มนั้นสามารถเข้าถึงได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดแยกต่างหากว่ากลุ่มใดสามารถแก้ไขภายในโฟลเดอร์ได้ ทำให้แบ่งการเข้าถึงได้ เช่น ให้บางคนดูได้แต่แก้ไขไม่ได้

กล่าวโดยสรุป คุณกำหนด “ใคร” ด้วยกลุ่ม และ “อะไร” ด้วยโฟลเดอร์ แม้จะข้ามหลายบริษัทหรือสถานที่ คุณก็ยังออกแบบขอบเขตการมองเห็นบนสองแกนนี้

ข้อจำกัดตามแพ็กเกจ

การใช้งานในหลายบริษัทและโรงงานได้รับผลกระทบจากจำนวนกลุ่มที่สร้างได้และจำนวนชั้นของกลุ่ม โปรดตรวจสอบก่อนเริ่มออกแบบ

กลุ่ม: ไม่สามารถสร้างกลุ่มได้ในแพ็กเกจ Free และ Lite แพ็กเกจ Core สร้างได้สูงสุด 5 กลุ่ม ส่วนแพ็กเกจ Pro และ Enterprise ไม่จำกัด
กลุ่มย่อย (ลำดับชั้นของกลุ่ม): แพ็กเกจ Core และ Pro อนุญาตให้ซ้อนได้ 1 ชั้น (เช่น แผนกผลิตการ → ส่วนผลิต 2) ลำดับชั้นที่ลึกกว่านั้นมีเฉพาะแพ็กเกจ Enterprise
การเชิญแขก (guest): ใช้ได้ตั้งแต่แพ็กเกจ Core ขึ้นไป เชิญได้สูงสุด 3 เท่าของจำนวนบัญชี และนับแยกจากบัญชีที่มีบทบาทตั้งแต่เจ้าของจนถึงผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว
ขั้นตอนการอนุมัติ: ใช้ได้ตั้งแต่แพ็กเกจ Pro ขึ้นไป
การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว (SSO) และการบังคับยืนยันตัวตนสองขั้นตอนกับผู้ใช้ทุกคน: เฉพาะแพ็กเกจ Enterprise เท่านั้น
การจำกัดที่อยู่ IP และ นโยบายรหัสผ่าน: ใช้ได้ในทุกแพ็กเกจ

คุณยังตรวจสอบขีดจำกัดที่ใช้ได้ภายใต้สัญญาปัจจุบันได้จากไอคอน [โปรไฟล์] ที่มุมขวาบนของหน้าจอ → [สัญญา / ใบเสนอราคา / การสั่งซื้อ] → แท็บ [ข้อมูลสัญญา]

วิธีกำหนดสิทธิ์

เมื่อใช้งานข้ามบริษัทหรือสถานที่ สิ่งแรกที่ต้องตัดสินใจคือใครจะเป็นผู้ถือ “บทบาทเจ้าของ”

เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถเข้าถึงทุกโฟลเดอร์ในทีมได้ โดยไม่ขึ้นกับการตั้งค่าจำกัดการเข้าถึง หากรวมหลายบริษัทเป็นหนึ่งทีม ผู้รับผิดชอบจากบริษัทใดบริษัทหนึ่งจะสามารถดู SOP ทั้งหมดได้ รวมถึงของบริษัทอื่นด้วย หากมี SOP ที่ไม่ต้องการให้บริษัทอื่นเห็น คุณจำเป็นต้องแยกทีม

เมื่อใช้งานภายในหนึ่งทีม การแบ่งบทบาทเป็นสองระดับต่อไปนี้จะจัดการได้ง่ายกว่า

เจ้าของ/ผู้ดูแลทีม: รวมบทบาทนี้ไว้ที่แผนกเดียว เช่น การประกันคุณภาพหรือวิศวกรรมการผลิต การดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าความปลอดภัย บันทึกการตรวจสอบ และสัญญา ต้องใช้สิทธิ์นี้
ผู้ดูแลกลุ่ม: วางไว้ตามสถานที่หรือแผนกแต่ละแห่ง รับผิดชอบการเพิ่มผู้ใช้เข้ากลุ่มของตนเอง การสร้างโฟลเดอร์ และการอนุมัติ

เนื่องจากการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์จะไล่ขึ้นไปตามลำดับชั้นของกลุ่ม (ไปยังกลุ่มแม่) การเป็นสมาชิกของกลุ่มระดับบนเพียงอย่างเดียวจะไม่ทำให้เปิดโฟลเดอร์ที่เผยแพร่เฉพาะให้กลุ่มย่อยได้ หากมีคนที่ต้องดูหลายสถานที่พร้อมกัน ให้ทำให้เขาเป็นสมาชิกของกลุ่มย่อยแต่ละกลุ่มทีละกลุ่ม หรือเปิดใช้ [ขอบเขตการดูโฟลเดอร์] ใน [กฎธุรกิจ] ของ ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ (ค่าเริ่มต้นคือปิดใช้งาน) เมื่อเปิดใช้งาน ผู้ที่อยู่ในบทบาทที่เลือก (ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป ผู้สร้างขึ้นไป ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป) ก็สามารถเปิดโฟลเดอร์ของกลุ่มย่อยได้ รายละเอียดดูที่ การทำให้ดูโฟลเดอร์ของกลุ่มย่อยได้ (ขอบเขตการดูโฟลเดอร์).

ในทางกลับกัน หากไม่ต้องการให้ SOP ในโฟลเดอร์ที่กลุ่มระดับบน เช่น สำนักงานใหญ่ จำกัดไว้ ถูกแสดงให้คนในกลุ่มย่อยเห็น ให้เปิดใช้ [ไม่แสดง SOP ในโฟลเดอร์ที่จำกัดโดยกลุ่มระดับบนให้คนในกลุ่มย่อย] ในส่วนเดียวกัน คนในกลุ่มย่อยยังสามารถเปิดโฟลเดอร์ระดับบนเพื่อเข้าโฟลเดอร์ของสถานที่ตนเองได้ แต่ SOP ที่วางไว้ในโฟลเดอร์ระดับบนจะไม่ถูกแสดง

ให้ผู้ที่สร้าง SOP เป็นผู้สร้าง ส่วนผู้ที่ดูอย่างเดียวให้เป็นผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว และอย่าเพิ่มจำนวนคนที่มีสิทธิ์ระดับบนมากเกินไป สำหรับการดำเนินการที่ทำได้ในแต่ละสิทธิ์ ดูที่ สิทธิ์ผู้ใช้และจำนวนบัญชี.

เมื่อต้องใช้งานข้ามสถานที่หรือบริษัท การตั้งค่าที่มักใช้คือ “กลุ่มที่สามารถแก้ไขได้ด้วย” ในการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์ จากกลุ่มที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึง การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณเลือกเพิ่มเติมได้ว่ากลุ่มใดสามารถแก้ไขได้จริง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดง SOP ของสถานที่อื่นเป็นข้อมูลอ้างอิง แต่อนุญาตให้เฉพาะพนักงานของสถานที่นั้นแก้ไขได้ (เจ้าของและผู้ดูแลทีมแก้ไขได้เสมอ)

การใช้งานเมื่อแยกทีม

หากแยกทีม (สัญญา) ตามโรงงาน แผนก หรือบริษัท แต่ละทีมจะเป็นอิสระอย่างสมบูรณ์ ในการดำเนินงาน โปรดคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้

สิ่งที่ทำได้

ให้ดูซึ่งกันและกัน: โดยการเชิญอีกทีมเข้ามาเป็นแขก คุณสามารถดูโฟลเดอร์อย่างต่อเนื่องเป็นรายโฟลเดอร์ ใช้ได้ตั้งแต่แพ็กเกจ Core ขึ้นไป รายละเอียดดูที่ การเชิญแขก (guest) คืออะไร
แชร์ SOP เพียงหนึ่งรายการ: เมื่อออก URL สำหรับการแชร์ภายนอก บุคคลภายนอกสามารถดู SOP หนึ่งรายการได้โดยไม่ต้องล็อกอิน ความแตกต่างอธิบายไว้ใน การแชร์ SOP ให้ภายนอก: คู่มือการเลือกใช้
ผู้ที่ทำงานสองทีมใช้ทั้งสองด้วยบัญชีเดียว: บัญชีเดียวสามารถอยู่ในหลายทีมและสลับไปมาได้ นี่เป็นวิธีที่ผู้ดูแลสำนักงานใหญ่ใช้ดูทีมของแต่ละบริษัทด้วย ขั้นตอนดูที่ การสลับทีม (เมื่ออยู่ในหลายทีม)

สิ่งที่ทำไม่ได้

ไม่สามารถแก้ไข SOP ของทีมอื่นร่วมกันได้ ผู้ที่ได้รับเชิญเป็นแขกสามารถดูได้อย่างเดียว
ไม่สามารถย้าย SOP หรือวัสดุวิดีโอไปยังทีมอื่นได้ แม้จะแยกหรือรวมทีมในภายหลัง SOP ที่สร้างไว้แล้วก็ไม่สามารถโอนต่อได้ ดังนั้นโปรดกำหนดหน่วยให้เรียบร้อยก่อนเริ่มใช้งาน
ไม่สามารถดูผู้ใช้และสถานการณ์การใช้งานของหลายทีมในที่เดียวได้ การตรวจสอบเป็นระยะและการดูรายงานการใช้งานต้องทำแยกเป็นรายทีม

งานประจำที่ผู้ดูแลต้องทำ

เมื่อจำนวนผู้ใช้เพิ่มขึ้น การตรวจสอบว่าการตั้งค่ายังตรงกับสถานการณ์ปัจจุบันหรือไม่ สำคัญกว่าตัวการตั้งค่าเอง ด้านล่างนี้เราได้จัดระเบียบงานที่ลูกค้าที่ใช้ Dive จริงทำ แยกตามความถี่

รายเดือน

เพิ่มผู้ใช้สำหรับพนักงานใหม่และผู้ที่ถูกย้ายตำแหน่ง และปรับ กลุ่มที่สังกัด ของพวกเขา หากมีจำนวนมาก สามารถใช้การนำเข้าจำนวนมากจาก Excel ได้เช่นกัน
ปิดใช้งานผู้ใช้ที่ลาออกหรือถูกย้ายตำแหน่ง การปิดใช้งานจะทำให้จำนวนบัญชีว่างขึ้นสำหรับคนถัดไป ประวัติการใช้งานยังคงอยู่ และสามารถกู้คืนบัญชีได้ภายหลัง
ตรวจสอบ URL สำหรับการแชร์ภายนอกที่ออกไปแล้ว และปิดใช้งานอันที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

รายไตรมาส

เทียบ รายชื่อผู้ใช้ กับข้อมูลบุคลากร และตรวจสอบว่ายังมีผู้ที่ลาออกไปแล้วค้างอยู่ในรายการหรือไม่
ส่งออกบันทึกการตรวจสอบเป็น CSV และเก็บไว้เป็นบันทึกการดำเนินงานภายใน บันทึกนี้จะบันทึกการล็อกอิน การเพิ่มและลบผู้ใช้ การเปลี่ยนสิทธิ์ การเปลี่ยนการตั้งค่าความปลอดภัย และการออกหรือปิดใช้งาน URL สำหรับการแชร์ภายนอก มีเพียงเจ้าของเท่านั้นที่ส่งออกได้ ขั้นตอนดูที่ การส่งออกบันทึกการตรวจสอบเป็น CSV
ตรวจสอบว่าการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ตามการเปลี่ยนแปลงขององค์กรทันหรือไม่
ใช้รายงานการใช้งานเพื่อค้นหา SOP ที่มีจำนวนการดูน้อยมาก แยกให้ได้ว่าเนื้อหาล้าสมัยหรือกลุ่มเป้าหมายยังไม่ได้รับการแจ้งให้ทราบ

รายปี

ตรวจสอบ SOP โดยเรียงตามวันที่อัปเดตล่าสุด จากเก่าไปใหม่ และตรวจสอบว่ายังตรงกับงานหน้างานอยู่หรือไม่
ตรวจสอบการใช้จำนวนบัญชีเทียบกับ ขีดจำกัดบัญชี และประมาณจำนวนผู้ใช้สำหรับปีงบประมาณถัดไป นอกจากนี้ สามารถเพิ่มขีดจำกัดได้โดยเพิ่ม ตัวเลือก
ตรวจสอบการตั้งค่าความปลอดภัยอีกครั้ง รายการการตั้งค่าทั้งหมดสรุปไว้ที่ ภาพรวมการตั้งค่าความปลอดภัย (ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ)

สิ่งที่ต้องตัดสินใจก่อนเปิดใช้งาน

เป็นรายการที่เปลี่ยนแปลงได้ยากเมื่อผู้ใช้เพิ่มขึ้นแล้ว หากตัดสินใจก่อนเพิ่มสถานที่หรือบริษัท งานภายหลังจะน้อยลง

ลำดับชั้นของกลุ่ม: ก่อนอื่นให้กำหนดกลุ่มตามโครงสร้างองค์กรปัจจุบัน จากนั้นเพิ่มโครงการที่ข้ามองค์กรเป็นกลุ่มแยกต่างหากหากจำเป็น
โครงสร้างโฟลเดอร์: หากคิดเป็นสามชั้น “ระดับบริษัท” “ร่วมกันระดับสถานที่/แผนก” และ “เฉพาะส่วนงานนี้” การปรับกลุ่มเมื่อมีการย้ายตำแหน่งจะเหลือน้อยที่สุด การคัดลอกผังองค์กรตามที่เป็นจะหมายถึงการสร้างใหม่ทุกครั้งที่องค์กรเปลี่ยน นอกจากนี้ หากตั้งการจำกัดการเข้าถึงทั้งโฟลเดอร์ระดับบนและระดับล่าง มีเพียงผู้ที่อยู่ในทั้งสองกลุ่มเท่านั้นที่เข้าถึงได้ ตั้งการจำกัดเฉพาะในระดับที่จำเป็นเท่านั้น
กฎการตั้งชื่อ: กฎง่าย ๆ ก็ใช้ได้ เช่น รหัสสถานที่หรือชื่อกระบวนการ การเปลี่ยนชื่อ SOP หลายร้อยรายการในภายหลังเป็นงานที่หนักมาก
การตรวจสอบก่อนเผยแพร่: ขั้นตอนการอนุมัติ (แพ็กเกจ Pro ขึ้นไป) สามารถตั้งเป็น “ระดับบริษัท” หรือ “ตามกลุ่ม” ได้ เมื่อตั้งค่าแล้ว การออกหรือแก้ไข SOP จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติที่กำหนด ผู้อนุมัติสามารถกำหนดตามเงื่อนไข เช่น ผู้ดูแลในตำแหน่งที่สูงกว่าจากมุมมองของผู้ริเริ่ม ผู้ดูแลของกลุ่มเฉพาะ เช่น การประกันคุณภาพหรือการจัดการความปลอดภัย หรือผู้ถือครองคุณสมบัติ หากต้องการให้ผู้เกี่ยวข้องดูฉบับร่างและให้ความเห็นก่อนเผยแพร่ ก็ใช้ การแชร์ฉบับร่าง ได้เช่นกัน
จุดเริ่มต้นของการย้ายตำแหน่งและการลาออก: การรอรายงานจากหน้างานจะทำให้พลาดได้ การส่งรายชื่อบุคลากรประจำเดือนให้ผู้ดูแลจะน่าเชื่อถือกว่า ในแพ็กเกจ Enterprise คุณสามารถซิงค์รายชื่ออัตโนมัติจากระบบบุคลากรหรือ Microsoft Entra ID และการย้ายตำแหน่งหรือการลาออกจะสะท้อนเข้า Dive โดยอัตโนมัติ (การซิงค์รายชื่ออัตโนมัติจากระบบบุคลากร (SCIM))
การตั้งค่าความปลอดภัย: การจำกัดที่อยู่ IP, นโยบายรหัสผ่าน และการตั้งค่าห้ามการแชร์ภายนอก ใช้ได้ในทุกแพ็กเกจ การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว (Microsoft Entra ID / SAML 2.0) และการบังคับยืนยันตัวตนสองขั้นตอนกับผู้ใช้ทุกคน ใช้ได้เฉพาะแพ็กเกจ Enterprise การนำมาใช้หลังจากจำนวนผู้ใช้เพิ่มขึ้นแล้วต้องใช้ความพยายามมาก จึงแนะนำให้ตัดสินใจก่อนเปิดใช้งาน

คำถามที่พบบ่อย

ภายในหนึ่งทีม สามารถแยกขอบเขตที่ผู้ดูแลเห็นตามบริษัทได้หรือไม่?
ไม่ได้ เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ทั้งหมดในทีม หากต้องการให้การจัดการของแต่ละบริษัทปิดจากกัน โปรดทำสัญญาโดยแยกทีม

ภายหลังสามารถแยกทีม (หรือรวมทีม) ได้หรือไม่?
สามารถเพิ่มทีมได้ แต่ SOP และวัสดุวิดีโอที่สร้างไว้แล้วไม่สามารถย้ายไปยังทีมอื่นได้ หากจำเป็นต้องย้าย คุณจะต้องสร้างใหม่

หากเชิญบุคลากรจากบริษัทในเครือ จะใช้จำนวนบัญชีหรือไม่?
หากต้องการเพียงการดู โปรดใช้การเชิญแขก (guest) การเชิญแขกทำได้สูงสุด 3 เท่าของจำนวนบัญชี และนับแยกจากบัญชีที่มีบทบาทตั้งแต่เจ้าของจนถึงผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว หากต้องการให้สร้างหรือแก้ไข SOP ด้วย คุณต้องเพิ่มเขาเป็นผู้ใช้ปกติ

มีพนักงานหน้างานบางคนที่ไม่มีที่อยู่อีเมล
คุณสามารถออก “บัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล” ที่ล็อกอินด้วย ID เข้าสู่ระบบได้

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง