หากคุณใช้ตารางจัดการทักษะและ Skill Map อยู่แล้วใน Excel คุณสามารถนำเข้าเนื้อหาดังกล่าวมายัง Dive เพื่อย้ายข้อมูลได้
การนำเข้าแบ่งออกเป็นสี่ส่วน และทำตามลำดับนี้: บุคลากร (รายชื่อ), รายการทักษะ, ระดับทักษะ และ คุณสมบัติ ระดับและคุณสมบัติจะถูกบันทึกเป็นข้อมูลของ “ใคร” และ “ทักษะใด” ดังนั้นต้องลงทะเบียนบุคลากรและรายการทักษะให้เรียบร้อยก่อน
สำหรับภาพรวมของ Skill Map โปรดดู Skill Map คืออะไร? / วิธีอ่านเครื่องหมายทักษะ.
สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนเริ่มใช้งาน
- Skill Map และคุณสมบัติใช้ได้กับแพ็กเกจ Core, Pro, Enterprise
- ใน Skill Map ฟังก์ชัน [นำเข้าระดับ] ใช้ได้กับแพ็กเกจ Core, Pro, Enterprise และ [ส่งออกเป็น Excel] ใช้ได้กับแพ็กเกจ Pro, Enterprise
- การลงทะเบียนผู้ใช้จำนวนมากทำโดยเจ้าของหรือผู้ดูแลทีม ส่วนผู้ดูแลกลุ่มสามารถแก้ไขรายการทักษะและระดับสำหรับกลุ่มที่รับผิดชอบได้ด้วย
- การดำเนินการทั้งหมดนี้ทำจากเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ (PC)
หากตารางจัดการทักษะของคุณแบ่งเป็นชีตตามแผนก การสร้างกลุ่มใน Dive ตามหน่วยเดียวกันจะช่วยให้จัดการการนำเข้าได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 1: ลงทะเบียนบุคลากร (รายชื่อ)
บุคคลที่แสดงใน Skill Map คือผู้ใช้ที่ลงทะเบียนใน Dive แล้วและสังกัดอยู่ในกลุ่มนั้น ขั้นแรกให้ลงทะเบียนรายชื่อเป็นผู้ใช้
- เปิด [การจัดการผู้ใช้] ในแถบด้านข้าง แล้วคลิก [แก้ไขแบบรวม] ที่มุมขวาบน
- คลิก [ดาวน์โหลดการตั้งค่าปัจจุบัน] เพื่อรับไฟล์ Excel (มี 3 ชีต: “รายชื่อผู้ใช้” “ลำดับชั้นกลุ่ม” และ “วิธีใช้”)
- ที่ชีต “ลำดับชั้นกลุ่ม” ให้กรอกแผนกและกระบวนการ กลุ่มที่กรอกไว้ที่นี่จะถูกสร้างเป็นกลุ่มใหม่ระหว่างการนำเข้า
- ที่ชีต “รายชื่อผู้ใช้” กรอกชื่อ-นามสกุลของแต่ละคนในหนึ่งแถว และกรอกคอลัมน์กลุ่มที่สังกัด
- เลือกไฟล์ ตรวจสอบเนื้อหาในดูตัวอย่าง แล้วดำเนินการนำเข้า
คอลัมน์ในชีต “รายชื่อผู้ใช้” อ่านจากตำแหน่ง ดังนั้นให้แก้ไขไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาตามเดิม ลำดับคอลัมน์คือ: ที่อยู่อีเมล / ID เข้าสู่ระบบ, ชื่อ-นามสกุล, สิทธิ์, บัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล, หมายเลขพนักงาน / ID, อีเมลสำหรับการแจ้งเตือน, กลุ่มที่สังกัด 1 ถึง 10, คำอ่าน (ฟุริงานะ), แผนก, แผนกที่ทำควบ และตำแหน่ง
- ผู้ที่กรอกที่อยู่อีเมลจะได้รับอีเมลเชิญ และการลงทะเบียนจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อผู้นั้นตั้งรหัสผ่านด้วยตนเอง
- สำหรับผู้ปฏิบัติงานหน้างานที่ไม่มีที่อยู่อีเมล ให้ใส่ “○” ในคอลัมน์ “บัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล” ระบบจะออก ID เข้าสู่ระบบและรหัสผ่านเริ่มต้นให้
- โหมดการนำเข้ามี [เพิ่มแบบเพิ่มเติม (แนะนำ)] และ [เขียนทับ (แทนที่ทั้งหมด)] การเขียนทับจะปิดใช้งานผู้ใช้เดิมที่ไม่อยู่ในชีต จึงโดยทั่วไปควรใช้การเพิ่มแบบเพิ่มเติม
- ทุกคนที่ลงทะเบียนจะใช้จำนวนบัญชีตามสัญญาของคุณ หากเกินขีดจำกัด ระบบจะแสดงข้อผิดพลาดในดูตัวอย่างก่อนนำเข้า
รายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดู เพิ่มผู้ใช้ (ส่งคำเชิญทางอีเมลและออกบัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล).
ขั้นตอนที่ 2: ลงทะเบียนรายการทักษะ
นำเข้าส่วนรายการของตารางจัดการทักษะ (หมวดหมู่และชื่อทักษะ) จาก Excel
- เปิด Skill Map ผ่าน [การจัดการการฝึกอบรม] → [การพัฒนา] แล้วเลือกกลุ่มเป้าหมายเพียงกลุ่มเดียว
- คลิก [แก้ไขแผนที่ทักษะ]
- เลือก [นำเข้า] → [จาก Excel] แล้วโหลดไฟล์
- ตรวจสอบรายการที่จะถูกเพิ่มหรืออัปเดตในดูตัวอย่าง แล้วยืนยัน
- การเปลี่ยนแปลงจะยังไม่ถูกนำไปใช้จนกว่าคุณจะคลิก [บันทึก] บนหน้าจอแก้ไขนิยาม
คอลัมน์ที่อ่านได้ ได้แก่ หมวดหมู่ หมวดหมู่ย่อย ทักษะ จำนวนคนเป้าหมาย ระดับเป้าหมาย และคำอธิบาย เนื่องจากระบบรองรับการเขียนหัวคอลัมน์ที่แตกต่างกันได้ จึงสามารถอ่านหัวคอลัมน์อย่าง “หมวดหมู่หลัก” “หมวดหมู่ย่อย” หรือ “รายการ” ได้ด้วย หากมีสองคอลัมน์ คือหมวดหมู่และทักษะ ก็สามารถนำเข้าได้
- ลำดับคอลัมน์ไม่มีผล คอลัมน์ที่ไม่รองรับ เช่น จำนวนคนที่บรรลุเป้าหมายหรือชื่อสมาชิก จะถูกละเว้น
- ระบบจะค้นหาแถวหัวคอลัมน์ในแถวที่ 1 ถึง 5 ดังนั้นตารางที่มีแถวชื่อตารางอยู่ด้านบนก็อ่านได้ตามเดิม
- แถวที่ช่องหมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อยว่างจะรับค่าจากแถวด้านบน (ตารางที่รวมเซลล์ก็อ่านได้ตามเดิม)
หากยังไม่มีนิยาม คุณสามารถสร้างจากเทมเพลตตามประเภทอุตสาหกรรมได้เช่นกัน โปรดดู สร้าง Skill Map จากเทมเพลตตามประเภทอุตสาหกรรม.
ขั้นตอนที่ 3: ลงทะเบียนระดับทักษะ
เมื่อลงทะเบียนบุคลากรและรายการทักษะแล้ว ให้นำเข้าระดับของสมาชิกแต่ละคน คุณสามารถโหลดตารางจัดการทักษะที่ใช้อยู่ในขณะนี้ (ตารางที่มีบุคคลอยู่ในแถวและทักษะอยู่ในคอลัมน์) หรือกรอกระดับลงในไฟล์ที่ส่งออกด้วย [ส่งออกเป็น Excel] ของ Dive แล้วโหลดไฟล์นั้นก็ได้
- บนหน้าจอ Skill Map เลือกกลุ่มเป้าหมายเพียงกลุ่มเดียว แล้วเลือก [อื่นๆ] → [นำเข้าระดับ]
- เลือกไฟล์ Excel ของตารางจัดการทักษะ (.xlsx หรือ .xlsm) หากสมุดงานมีชีตปกหรือชีตคำแนะนำอยู่ก่อน ระบบจะค้นหาชีตที่มีตารางแล้วอ่านให้ หากต้องการอ่านชีตอื่น ให้เลือกใหม่ที่ [ชีตที่จะอ่าน]
- ระบบจะแสดงรูปแบบของตารางที่อ่านได้ เช่น “อ่านเป็นตารางที่บุคคลอยู่ในแถวและทักษะอยู่ในคอลัมน์แล้ว” พร้อมแสดงคอลัมน์ที่ถูกข้ามไป (เช่น คำอ่านและหมายเลขพนักงาน) ด้วย
- หากมีเครื่องหมายเช่น ○ △ × หรือตัวเลขนอกช่วง 1 ถึง 4 ให้เลือก [การกำหนดความหมายของค่า] เพื่อกำหนดว่าแต่ละค่าจะเป็นระดับใด (หรือ [ไม่นำเข้า])
- หากต้องการ ให้กรอก [วันที่ประเมินและผู้ประเมินของตารางนี้ (ไม่บังคับ)]
- สำหรับ [วิธีจัดการระดับที่มีอยู่] ให้เลือก [เติมเฉพาะช่องว่าง (คงของเดิมไว้)] หรือ [เขียนทับที่มีอยู่ด้วย]
- ตรวจสอบจำนวนรายการของ “นำเข้า” “ข้าม” “สมาชิกที่ไม่ตรงกัน” “ทักษะที่ไม่ตรงกัน” “ค่าไม่ตรงกัน” และ “ค่าไม่ถูกต้อง” แล้วคลิก [นำเข้า]
ตารางที่อ่านได้
- ตารางที่บุคคลอยู่ในแถวและทักษะอยู่ในคอลัมน์: แถวหัวคอลัมน์ต้องมีคอลัมน์ “ชื่อ-นามสกุล” หรือ “อีเมล” และตามด้วยคอลัมน์ชื่อทักษะ ระบบรองรับหัวคอลัมน์สองชั้นด้วย (ชั้นบนเป็นกระบวนการหรือการจัดประเภท ชั้นล่างเป็นชื่อทักษะ) คอลัมน์เช่น คำอ่าน (ฟุริงานะ), หมายเลขพนักงาน, No., สังกัด, ตำแหน่ง และ รวม จะถูกข้าม และแถวอย่าง “รวม” ที่อยู่ใต้ตารางจะไม่นับเป็นบุคคล
- ตารางที่ทักษะอยู่ในแถวและบุคคลอยู่ในคอลัมน์: คือชีต “Skill Map” ของไฟล์ที่ส่งออกด้วย [ส่งออกเป็น Excel] ของ Dive กรอก 1 ถึง 4 ในคอลัมน์สมาชิกแล้วโหลดไฟล์ เพื่อระบุตัวบุคคล ระบบจะใช้ชีต “สมาชิก” ในไฟล์เดียวกัน (ตารางจับคู่คอลัมน์ ชื่อที่แสดง และที่อยู่อีเมล) ดังนั้นโปรดใช้งานโดยไม่ลบชีตหรือสลับคอลัมน์
- สำหรับไฟล์ .xls ให้บันทึกใหม่เป็น .xlsx ก่อน แล้วจึงเลือกไฟล์
ค่าระดับและการกำหนดความหมายของค่า
- ตัวเลข 1 ถึง 4 (รวมถึงตัวเลขความกว้างเต็มด้วย) จะถูกนำเข้าเป็นระดับตามที่กรอก ช่องว่างจะถือเป็น “ไม่เปลี่ยนแปลง”
- สำหรับเครื่องหมายเช่น ○ △ × ให้เลือกระดับของแต่ละค่าหลังโหลดไฟล์ ค่าในเซลล์ที่ไม่ได้เลือกจะไม่ถูกนำเข้า
- หากตารางมีตัวเลขนอกช่วง 1 ถึง 4 (เช่น 0 หรือ 5) เพียงตัวเดียว เช่นตารางแบบ 5 ระดับ ระบบจะถือว่าเป็นตารางที่มีมาตราส่วนต่างกัน และคุณต้องเลือกการกำหนดความหมายของทุกค่า รวมถึงตัวเลขด้วย (เพื่อไม่ให้ “4” ของตาราง 5 ระดับถูกนำไปเป็น Lv4 ตรงๆ) โปรดเลือกโดยเทียบกับเกณฑ์ของแต่ละระดับใน Skill Map
การจับคู่บุคคลและทักษะ
- บุคคลจะถูกจับคู่ด้วยชื่อหรืออีเมล ส่วนทักษะจะถูกจับคู่ด้วยชื่อทักษะในหัวคอลัมน์ ระบบจะปรับความแตกต่างของอักขระความกว้างเต็ม/ครึ่ง และช่องว่างให้ตรงกันเมื่ออ่าน โปรดเขียนชื่อและชื่อทักษะให้เหมือนกับที่แสดงใน Dive
- แถวที่มีที่อยู่อีเมลในตารางจะถูกจับคู่ด้วยอีเมล แถวที่มีอีเมลซึ่งไม่มีอยู่ในสมาชิกจะไม่ถูกจับคู่ด้วยชื่อ
- หากมีบุคคลที่มีชื่อเหมือนกัน หรือมีสองแถวขึ้นไปในตารางที่ตรงกับบุคคลเดียวกัน ระบบจะไม่นำเข้าเพื่อป้องกันการบันทึกผิดคน หากมีคอลัมน์อีเมลจะแน่นอนกว่า
- หากมีทักษะชื่อเดียวกันหลายรายการ ระบบจะเลือกรายการที่แถวด้านบนของหัวคอลัมน์ (กระบวนการหรือการจัดประเภท) ตรงกับชื่อหมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อย
- หากสองเซลล์ขึ้นไปในตารางให้ค่าต่างกันสำหรับทักษะเดียวกันของบุคคลเดียวกัน จะไม่นำเข้า และจะแสดงใน “ค่าไม่ตรงกัน”
- ผู้ที่ถูกปิดใช้งาน บุคคลที่ถูกซ่อนใน Skill Map และแขก จะไม่รวมอยู่ในการนำเข้า
การเก็บวันที่ประเมินและผู้ประเมิน
หากกรอก [วันที่ประเมินและผู้ประเมินของตารางนี้ (ไม่บังคับ)] ข้อมูลนี้จะถูกเก็บเป็นวันที่ประเมินและผู้ประเมินของระดับที่นำเข้า และจะปรากฏพร้อมวันที่และชื่อดังกล่าวในชีต “รายละเอียดการประเมิน” ของไฟล์ที่ส่งออกด้วย Excel (แพ็กเกจ Pro, Enterprise) หากไม่กรอก ระบบจะใช้วันที่นำเข้าและผู้ที่ดำเนินการนำเข้า
ระดับที่นำเข้าจะถูกบันทึกในประวัติการประเมินในฐานะระดับทางการ เนื่องจากการประเมินอัตโนมัติไม่ถือว่าระดับนี้เป็น “ระดับที่คนกำหนด” ภายหลังระดับอาจเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อผลงานจาก SOP คอร์ส และคุณสมบัติเป็นไปตามเงื่อนไข โดยรายละเอียดเพิ่มเติมโปรดดู ตั้งค่าระดับทักษะของสมาชิก
ขั้นตอนที่ 4: ลงทะเบียนคุณสมบัติ
คุณสามารถโหลดทะเบียนคุณสมบัติที่มีอยู่ได้ตามเดิมเพื่อบันทึกข้อมูลการถือครองคุณสมบัติ
- เปิด [การจัดการการฝึกอบรม] → [คุณสมบัติ] แล้วคลิก [นำเข้าแบบกลุ่ม] ที่มุมขวาบน
- ดาวน์โหลด [เทมเพลต] หรือลากไฟล์ Excel หรือ CSV ของคุณมาวางตามเดิม
- ในดูตัวอย่างรายแถว ตรวจสอบแถวที่หาผู้เกี่ยวข้องไม่พบ และแถวที่อ่านวันที่ได้รับไม่ได้
- ยืนยันด้วย [นำเข้า ◯ แถว]
- ระบบจับคู่บุคคลจากคอลัมน์ “ชื่อ-นามสกุล” หรือ “อีเมล” และจับคู่คุณสมบัติจากคอลัมน์ “ชื่อคุณสมบัติ” หากมีคอลัมน์อีเมล ระบบจะใช้อีเมลเป็นหลัก
- คอลัมน์ที่จำเป็นคือ ชื่อคุณสมบัติ วันที่ได้รับ และชื่อ-นามสกุลหรืออีเมล ส่วนวันหมดอายุ การอบรมทบทวนครั้งถัดไป หมายเลขใบรับรอง หน่วยงานที่ออกให้ และหมายเหตุเป็นตัวเลือก แม้วันหมดอายุจะว่าง ระบบก็จะคำนวณอัตโนมัติจากระยะเวลาใช้งานในมาสเตอร์คุณสมบัติ
- แถวของบุคคลที่มีชื่อซ้ำกันจะไม่ถูกนำเข้า โปรดระบุด้วยคอลัมน์อีเมล
- หากคุณสมบัติในทะเบียนยังไม่ได้ลงทะเบียน สามารถเลือก “สร้างวุฒิบัตรที่ยังไม่ลงทะเบียนใหม่ในมาสเตอร์” ได้
สำหรับภาพรวมของฟังก์ชันคุณสมบัติ โปรดดู จัดการวันหมดอายุของคุณสมบัติ (ใบอนุญาต การรับรองภายใน การตรวจสุขภาพ).
คำถามที่พบบ่อย
จำเป็นต้องลงทะเบียนทุกคนในรายชื่อหรือไม่
เนื่องจากการลงทะเบียนแต่ละคนจะใช้จำนวนบัญชี คุณจึงเริ่มจากการลงทะเบียนเฉพาะบุคคลที่เป็นเป้าหมายการประเมินก่อนก็ได้ หากไม่ต้องการให้บุคคลที่ลงทะเบียนแล้วแสดงใน Skill Map สามารถซ่อนได้จาก [จัดเรียง/แสดงผล] → [แสดงสมาชิก] ที่มุมขวาบนของตาราง Skill Map (ปลายขวาของหัวคอลัมน์ที่มีชื่อสมาชิกเรียงอยู่) บุคคลที่ถูกซ่อนจะไม่รวมอยู่ในการสรุปผล (จำนวนคนที่บรรลุ ฐานการคำนวณ และช่องว่าง) ด้วย
สามารถย้ายคอลัมน์คำอ่านและตำแหน่งด้วยได้หรือไม่
ได้ ในไฟล์ Excel รายชื่อจากขั้นตอนที่ 1 ให้กรอกในคอลัมน์ Q “คำอ่าน (ฟุริงานะ)” และคอลัมน์ T “ตำแหน่ง” ของชีต “รายชื่อผู้ใช้” แล้วนำเข้า (แผนกอยู่ที่คอลัมน์ R) ตำแหน่งจะเรียงตามลำดับที่ระบุในชีต “ตำแหน่ง” จากบนลงล่าง โดยตำแหน่งที่สูงกว่าจะอยู่ก่อน ใน Skill Map หัวคอลัมน์ของสมาชิกจะแสดงตำแหน่ง และคุณสามารถเรียงลำดับและกรองตามแผนกและตำแหน่งได้ รายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดู ลงทะเบียนแผนกและตำแหน่ง (แผนก ตำแหน่ง คำอ่าน และรายการด้านทรัพยากรบุคคลในรายชื่อ) ทั้งนี้ เมื่อนำเข้าระดับ คอลัมน์คำอ่านและตำแหน่งจะถูกข้าม
สามารถนำเข้าระดับแบบ ○ △ × ตามเดิมได้หรือไม่
ได้ หลังโหลดไฟล์แล้ว ให้เลือกใน [การกำหนดความหมายของค่า] ว่าแต่ละสัญลักษณ์จะเป็นระดับใด (หรือจะไม่นำเข้า)
หลังนำเข้าแล้วสามารถแบ่งกลุ่มใหม่ได้หรือไม่
สามารถเปลี่ยนกลุ่มได้ตลอดเวลา แม้หลังนำเข้าแล้ว สิทธิ์การเข้าถึงของ Skill Map และโฟลเดอร์ขึ้นอยู่กับกลุ่มต้นทางที่อ้างอิง ดังนั้นเมื่อโครงสร้างองค์กรเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจสอบ ประเด็นสำคัญของการสะท้อนการเปลี่ยนแปลงองค์กรใน Dive ด้วย